Kunnanhallitus, kokous 16.3.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 29 Kokousmenettely / sähköinen pöytäkirjan hyväksymismenettely kunnanhallituksessa

MjuDno-2020-194

Valmistelija

  • Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun hallintosääntö 139 §
"Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.

Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokouksesta.

Toimielimen pöytäkirjaan merkitään ainakin muina tietoina mm. puheenjohtajan allekirjoitus, pöytäkirjanpitäjän varmennus ja merkintä pöytäkirjantarkastuksesta.

Toimielimen pöytäkirjan sisältöä koskevia määräyksiä noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemissä päätöksissä.
Kunnanhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta."


Kunnanhallitus on 12.6.2017 § 115 päättänyt, että pöytäkirjantarkastajat valitaan aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen jälkeen mikäli mahdollista.

Mäntyharjun kunnan siirtyessä asiakirjojen sähköiseen arkistointiin, on tarpeen tarkastella myös toimielimen kokousmenettelyä siltä osin kun se vaikuttaa pöytäkirjojen arkistointiin.
Nykyinen pöytäkirjojen tarkastuskäytäntö edellyttää pöytäkirjan tulostamista allekirjoituksia varten.

Mäntyharjun kunnan sähköisessä asiankäsittelyjärjestelmässä on mahdollista lähettää pöytäkirjat sähköisesti hyväksyttäväksi.
Sähköisestä allekirjoituksesta / pöytäkirjantarkastuksesta (=hyväksymismenettely) saatavat hyödyt helpottavat luottamushenkilöiden toimintaa - allekirjoitus ja tarkastaminen ei ole enää sidottu tiettyyn paikkaan, vaan sen voi tehdä missä tahansa.

Tavoitteena on, että sähköinen pöytäkirjojen hyväksymismenettely otetaan käyttöön kaikissa kunnan toimielimissä: hallituksessa, lautakunnissa ja valtuustossa viimeistään seuraavan valtuustokauden 1.6.2021 alussa.
Käyttöönotto on jo aloitettu sivistyslautakunnassa vuoden 2020 alusta.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jukka Ollikainen, kunnanjohtaja, jukka.ollikainen@mantyharju.fi

Kunnanhallitus päättää, että

  1. sähköinen pöytäkirjan hyväksymismenettely otetaan käyttöön kunnanhallituksen kokouksissa 16.3.2020  alkaen;
  2. pöytäkirjantarkastajat, kaksi henkilöä, valitaan aakkosjärjestyksen mukaan

Päätös

Hyväksyttiin.


Arkistosihteeri Tuija Setälä oli saapuvilla tämän asian käsittelyn ajan.


Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto

 

Oikaisuvaatimus / kunnallisvalitus

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)