Kunnanhallitus, kokous 26.8.2019

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 139 Taloushallinnon palvelujen järjestäminen

MjuDno-2019-511

Valmistelija

  • Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun kunta toteuttaa tällä hetkellä itse tarvitsemansa taloushallinnon palvelut; osto- ja myntireskontran, maksuliikenteen, kirjanpidon ja tilinpäätöksen, käyttöomaisuuskirjanpidon, raportoinnin, ta-ennusteet ja budjetoinnin.
Laskujen sähköistä-kiertoa lukuunottamatta prosessit ovat hyvin keskitettyjä - toiminta nojaa eri osioiden osalta pääosin yhden ihmisen työpanokseen / ammattitaitoon. Keskittyminen tarkoittaa myös haavoittuvuutta. Resurssit on mitoitettu siten, että yhden henkilön poissaolo saattaa pahimmillaan keskeyttää koko prosessin.

Taloushallinto käyttää ulkopuolisen toimijan tuottamia atk-ohjelmia; ProEconomica (kirjanpito), Rondo R8 (laskujen kierto), Basware (maksuliikenneohjelma) jne.  Ohjelmien toimittajat ovat ilmoittaneet, että ProEconomican ja Baswaren ylläpitotuki loppuu vuoden 2020 alussa, joten ne tulee korvata uusilla versioilla / uusilla ohjelmilla vuoden 2019 syksyn aikana.
Taloushallinnon tehtäviä tekee kunnassa (kunnalle ja tytäryhtiöille) kaksi kokoaikaista henkilöä. Tämän lisäksi eri taloushallinnon prosesseihin osallistuu osana omaa työtään neljä henkilöä (laskujen reititys ja skannaus, laskutus, tytäryhtiöiden kirjanpito, vuokravalvonta).

Em. toiminnan haavoittuvuuden ja tarpeen uusia käytettäviä ohjelmia johdosta kunnassa on mietitty vaihtoehtoista tapaa tuottaa taloushallinnon palvelut. Kunta on omistajana Sarastia Oy:ssä ja hankkii jo tällä hetkellä ko. yrityksestä osan palkanlaskentaa (OVTES:n palkat) ja perintäpalvelun. Tällä perusteella Sarastia Oy:ltä on pyydetty tarjous taloushallinnon palveluista. Sarastia Oy on kokonaan kuntien omistama ja vain omistajilleen palveluja tuottava yritys, joten hankinta voidaan tehdä ilman julkista tarjouspyyntöä.

Kunnan kustannukset taloushallinnon järjestämisestä muodostuvat henkilöstökuluista (noin 90.000 €/vuosi) ja ohjelmistokuluista (noin 68.000 € /vuosi). Sarastian tarjous ko. palveluntuottamisesta on kertakuluna käyttöönotto noin 120.000,00 € ja vuosikustannus 130.000 €. Kustannukset perustuvat arvioon käytöstä. Kustannustasoon voidaan vaikuttaa omilla ratkaisuilla esim. lisäämällä sähköisten laskujen osuutta kokonaisuudesta.
Taloudellisesti tarkasteltuna toiminnan ulkoistaminen on järkevää mikäli säästyvien em. ohjelmistokulujen lisäksi pystytään säästämään kahden henkilön työpanos toimintoja uudelleen järjestämällä. Mäntyharjun kunnassa säästö on saatavissa luonataisen poistuman kautta vuonna 2021 (arvio). Tällöin ratkaisun kustannusvaikutus käyttötalouteen on positiivinen.

Mikäli ulkoisamisvaihtoehto toteutetaan tulee kuntaan jäädä yhden henkilötyövuoden työpanos taloushallintoon budjetointia, raportointia ja seurantaa varten. 

Siirtyminen ostopalveluun vaikuttaa vuoden 2019 talousarvion investointiosaan siten, että 25.000 €:n investointivaraus taloushallinto-ohjelman uusimisesta jää käyttämättä.
Projektin aloituskustannukset sisältyvät hallintopalveluiden vuoden 2019 talousarvion käyttötalousosaan.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jukka Ollikainen, kunnanjohtaja, jukka.ollikainen@mantyharju.fi

Kunnanhallitus

  1. hyväksyy Sarastia Oy:n tarjouksen taloushallinnon palveluiden tuottamisesta Mäntyharjun kuntaan;
  2. toteaa, että toiminta tulee järjestää siten, että esittelytekstissä mainittu henkilöstömäärän vähennys pystytään toteuttamaan;
  3. oikeuttaa kunnanjohtajan ja talous- ja hallintojohtajan allekirjoittamaan sopimuksen taloushallintopalveluiden hankinnasta.

Päätös

Hyväksyttiin.