Sivistyslautakunta, kokous 18.2.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 14 LISÄPYKÄLÄ: Kokousmenettely / sivistyslautakunta / toimikausi 2017-2021 (lisäpykälä)

MjuDno-2017-663

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Suvi Pirnes-Toivanen, sivistysjohtaja, suvi.pirnes-toivanen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun kunnan 1.6.2017 voimaan tulleen hallintosäännön 15. luvussa määrätään kokousmenettelystä seuraavaa:

§ 118 Kokousaika ja -paikka
 Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä perua kokouksen.

§ 119 Kokouskutsu
 Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
 Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu lähetetään mikäli mahdollista vähintään 4 päivää ennen kokousta.

§ 120 Sähköinen kokouskutsu
 Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä henkilö vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.

§ 121 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla
 Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksitttäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-interessit.

§ 139 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen
 Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.

§ 140 Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle
 Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kun kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Hallintosäännön 5 luvun 22 §:n mukaisesti sivistysjohtaja toimii sivistyslautakunnan esittelijänä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Suvi Pirnes-Toivanen, sivistysjohtaja, suvi.pirnes-toivanen@mantyharju.fi

Sivistyslautakunta päättää, että

1.sivistyslautakunnan kokoukset pidetään kokouksessa käydyn keskustelun pohjalta päätettävänä ajankohtana sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana,

2.kokouskutsu lähetetään sähköpostina kullekin lautakunnan jäsenelle, sekä tarvittaessa varajäsenelle, kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle neljä päivää ennen kokousta,

3.kokousten esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla,

4.pöytäkirjantarkastajina toimivat jäsenet vuorollaan aakkosjärjestyksen mukaisesti,

5.kokouksesta laadittu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintosihteerin huoneessa neljäntenä kokouksen jälkeisenä kunnantalon aukiolopäivänä klo 9-15  sekä julkaistaan kunnan www-sivuilla,

6.kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintosihteeri Arja Leppäkumpu ja

7. nuorisovaltuuston edustaja kutsutaan kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella.

Päätös

Sivistyslautakunta

1. päätti, että lautakunnan kokoukset pidetään pääsääntöisesti kuukauden kolmantena tiistaina alkaen klo 18.00 sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana

2. hyväksyi päätösehdotuksen kohdat 2-7 muutoksitta.

Valmistelija

Suvi Pirnes-Toivanen, sivistysjohtaja, suvi.pirnes-toivanen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun kuntaan palkataan kunnanhallituksen henkilöstöjaoston luvalla määräaikainen hyvinvointikoordinaattori. Hyvinvointikoordinaattorin on työtehtäviinsä liittyen mahdollista toimia lautakunnan sihteerinä.

Päätösehdotus

Esittelijä

Suvi Pirnes-Toivanen, sivistysjohtaja, suvi.pirnes-toivanen@mantyharju.fi

Sivistyslautakunta päättää, että

1.sivistyslautakunnan kokoukset pidetään pääsääntöisesti kuukauden kolmantena tiistaina klo:18.00 alkaen sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana,

2.kokouskutsu lähetetään sähköpostina kullekin lautakunnan jäsenelle, sekä tarvittaessa varajäsenelle, kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle neljä päivää ennen kokousta,

3.kokousten esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla,

4.pöytäkirjantarkastajina toimivat jäsenet vuorollaan aakkosjärjestyksen mukaisesti,

5.kokouksesta laadittu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hyvinvointikoordinaattorin huoneessa neljäntenä kokouksen jälkeisenä kunnantalon aukiolopäivänä klo 9-15  sekä julkaistaan kunnan www-sivuilla,

6.kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii helmikuusta 2018 alkaen hyvinvointikoordinaattori Marjo Lehtinen ja

7. nuorisovaltuuston edustaja kutsutaan kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella.

Päätös

Hyväksyttiin.

Kuvaus

Mäntyharjun kunnan siirtyessä vähitellen asiakirjojen sähköiseen arkistointiin, on tarpeen tarkastella myös toimielinten kokousmenettelyjä siltä osin kuin se vaikuttaa pöytäkirjojen arkistointiin. Nykyinen pöytäkirjojen tarkastuskäytäntö edellyttää pöytäkirjan tulostamista allekirjoituksia varten. Käytössä olevalla kokoushallintajärjestelmällä on kuitenkin mahdollista tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirja sähköisesti.

Mäntyharjun kunnan 1.6.2017 voimaan tulleen hallintosäännön § 139 määrätään, että toimielimen pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Koska sivistyslautakunta on aiemmin päättänyt pöytäkirjantarkastukseen liittyen vain vuorotteluperiaatteesta, tulee kokousmenettelystä sopia myös pöytäkirjan sähköisen tarkastamisen osalta.

 

 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Sivistyslautakunta päättää, että

  1. sivistyslautakunnan kokoukset pidetään pääsääntöisesti kuukauden kolmantena tiistaina klo:18.00 alkaen sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana,
  2. kokouskutsu lähetetään sähköpostina kullekin lautakunnan jäsenelle, sekä tarvittaessa varajäsenelle, kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle neljä päivää ennen kokousta,
  3. kokousten esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla,
  4. pöytäkirjantarkastajina toimivat jäsenet vuorollaan aakkosjärjestyksen mukaisesti,
  5. pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti,
  6. kokouksesta laadittu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hyvinvointikoordinaattorin huoneessa neljäntenä kokouksen jälkeisenä kunnantalon aukiolopäivänä klo 9-15  sekä julkaistaan kunnan www-sivuilla,
  7. kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii hyvinvointikoordinaattori ja
  8. nuorisovaltuuston edustaja kutsutaan kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella.

Päätös

Hyväksyttiin.


Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto

 

Oikaisuvaatimus / kunnallisvalitus

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)