Kuvaus
Mäntyharjun kunnan hallintosäännön 18 luvussa määrätään kokousmenettelystä seuraavaa:
§ 137 Kokousaika ja -paikka
Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan.
Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.
Puheenjohtaja voi perustellusta syystä perua kokouksen.
§ 138 Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.
Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Toimielimen jäsenille on kokouskutsussa ilmoitettava verkko-osoite sähköistä osallitumista varten.
Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.
Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Kokouskutsu lähetetään, mikäli mahdollista vähintään 4 päivää ennen kokousta.
Toimielin voi päättää esityslistan toimittamisesta varajäsenille.
§ 139 Sähköinen kokouskutsu
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti.
Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä henkilö vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.
§ 140 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla
Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.
Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.
§ 159 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta.
§ 160 Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle
Kunnanhallituksen pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kun kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioonottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa.
Hallintosäännön 1 luku
2 § 5 mom. Kunnan johtamisjärjestelmä: kunnanjohtaja johtaa kunnanhallituksen alaisena kunnan hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Kunnanjjohtaja vastaa asioiden valmistelusta kunnanhallituksen käsiteltäväksi
3 § Esittely kunnanhallituksessa: Kunnanhallituksen esittelijänä toimii kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan ollessa estynyt tai esteellinen, esittelijänä toimii hänen sijaisekseen määrätty.
Kokouksista laaditut pöytäkirjat pidetään nähtävänä kunnan verkkosivuilla kuluvan vuoden ja kolmen edellisen vuoden ajalta.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi
Kunnanhallitus päättää, että
- kokoukset pidetään liitteestä ilmenevän kokousaikataulun mukaisesti sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana;
- kunnanhallitus kutsutaan koolle sähköisesti mikäli mahdollista vähintään 4 päivää ennen kokousta;
- kokouskutsu lähetetään sähköisenä kullekin jäsenelle, varajäsenille, kunnanvaltuuston puheenjohtajille ja kunnanjohtajalle;
- kokousten esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla,
- pöytäkirjantarkastajat valitaan aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti heti kokouksen jälkeen mikäli mahdollista;
- kokouksesta laadittu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä kunnan yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavana kolmantena arkipäivänä:
- kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintosihteeri ja hänen varallaan tiedonhallintasuunnittelija.
Päätös
Hyväksyttiin yksimielisesti kunnanjohtajan muutettu päätösehdotus.