Kunnanhallitus, kokous 1.6.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 77 Tilaratkaisut

MjuDno-2020-345

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Lasse Kurvinen, tekninen johtaja, lasse.kurvinen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun kunnan päätöksenteossa on vuonna 2017 käsitelty rakennushankkeiden perustettavat ohjausryhmät. Ohjausryhmiä on perustettu neljä, joista Kirkonkylän koulun sekä Kisala urheiluhallin ohjausryhmät ovat toimineet hankkeen suunnitteluvaiheessa. Perustetuista ohjausryhmistä kirjasto-, nuoriso-, ruokala- ja keskuskeittiö sekä kunnantalon ohjausryhmä eivät ole vielä toimineet eikä hankkeiden suunnittelua ole käynnistetty. Huomioitava on, ettei investointiohjelmaan kirjatut investointihankkeet ole yhdenmukaiset kaikilta osin perustettuihin ohjausryhmiin nähden.  Tekninen lautakunta on 15.8.2017 § 50 nimennyt omalta osaltaan rakennushankkeiden ohjausryhmien jäsenet.
- Kirjasto-, nuoriso- ja keskuskeittiön ohjausryhmään sekä kunnantalon ohjausryhmään luottamushenkilöt Sari Lantta ja Juha Vallin.
- Nimesi teknisen johtajan, kiinteistöpäällikön ja sivistysjohtajan jäseniksi kaikkiin ohjausryhmiin.
- Nimesi talous- ja hallintojohtajan kunnantalon ohjausryhmään.
- Nimesi teknisen johtajan ohjausryhmien puheenjohtajaksi.
Sivistyslautakunta on nimennyt kaksi jäsentä kirjasto-, nuoriso-, ruokala- ja keskuskeittiön ohjausryhmään, Seppo Kettunen  ja Heidi Tarvainen.

Hankkeiden ohjaus ja toteuttaminen on kuntien teknisen toimen ydintehtäviä ja menestystekijä koko kuntatalouden kannalta. Investointeihin sitoutuu mittavia pääomia ja niiden vaikutusaika on vähintäänkin kymmeniä vuosia. Sen vuoksi ei ole lainkaan yhdentekevää kuinka hankkeita laitetaan liikkeelle, kuinka ne suunnitellaan ja toteutetaan sekä miten valmiita rakennuksia tullaan hyödyntämään.

Mäntyharjun kunnan tekninen johtaja on tunnistanut tarvetta tarkastella tilojen tulevaa käyttötarvetta useasta syystä. Osa rakennuksista on peruskorjattu kokonaan tai osittain ja rakennuskannasta löytyy myös uudisrakennuksia. Kuitenkin osa käyttötiloista on tarkoituksella peruskorjaamatta, kuten keittiötilat terveyskeskuksen yhteydessä sekä kunnantalo. Rakennuksissa esiintyy myös sisäilmaongelmia henkilöstön oireiluna useassa eri tilassa väliaikaiseista toimenpiteistä huolimatta.
Tilatarpeita muodostaa myös yhteisomistuksessa Senaatti-kiinteistöjen kanssa oleva Valtion virastotalon purkaminen, jossa on kunnan arkistotiloja sekä musiikkiopiston toimintaa ja valtuustosali. Mäntyharjun kunta on teettänyt 2019 ruokapalveluiden selvityksen, jonka tilatarpeita ei ole kuitenkaan ratkaistu muuttuvassa rakennuskannassa. Mäntyharjun kunnalla ei ole käytössä mitattuja tilatehokkuustietoa eikä käyttöasteita, pois lukien 2020 laadittu kouluverkkoselvitys, jonka perusteella toteutetaan perusopetus 0-9 luokille yhden koulun mallilla syksystä 2020 alkaen. Kesällä 2020 suoritetaan kirjasto- ja ruokalarakennuksen sisäilma- ja kosteusteknisen kuntotutkimukset sekä taloteknisen kuntoarvio, joiden tulosten perusteella selvitetään peruskorjauksen sisältöä. Lisäksi tutkimukset ovat käynnissä yhtenäiskoulun vanhan liikuntasalin ja yhtenäiskoulun uuden kouluosan osalta.

Tarveselvitys luo pohjan investointihankkeen tarpeellisuuden määrittelylle. Se yhdistää palvelun ja tilat ja sen tulee perustua hyväksyttyihin strategioihin, ohjelmiin ja toimintasuunnitelmiin. Tarveselvityksessä yhdistetään palveluntuottajan (hallintokunta, palvelualue, toimintayksikkö) substanssitarpeet tilahallinnon teknistaloudelliseen näkemykseen.
Selvityksessä tarkastellaan tilajärjestelyjä tilojen toiminnallisuuden, tilatehokkuuden ja kokonaistaloudellisen edullisuuden näkökulmasta ja huomioiden koko kunnan tilanne.
Tarveselvityksessä tulee tarkastella vaihtoehtoisia toiminnan kehittämismalleja sekä alustavia hankkeen omistus- ja hallintamuotoja sekä toteutusmalleja aikatauluineen ja investointija käyttökustannuksineen. On huomattava, että tarveselvitysvaiheen kustannukset ovat vain pieni osa hankkeen kokonaiskustannuksiin verrattuna, joten sen yhteydessä saavutettaviin hyötyihin kannattaa satsata.
Tarveselvityksessä perustellaan tilanhankinnan tarpeellisuus, kuvataan alustavasti tarvittavat tilat, rakenteet ja niille asetettavat vaatimukset. Tarveselvitysvaiheen tärkein tehtävä on eri tilanhankintavaihtoehtojen sekä niiden kelpoisuuden ja edullisuuden tutkiminen. Tarveselvitysvaiheen tehtävät:
- Tavoitteiden määrittely.
- Tilanratkaisuvaihtoehtojen selvittäminen.
- Alustavien kustannus- ja kannattavuusselvitysten laatiminen.
- Tarvittavien riskianalyysien tekeminen.
- Hankesuunnittelun valmistelu.

Hankesuunnittelu pohjautuu hyväksyttyyn tarveselvitykseen. Hankesuunnittelun alkuvaiheessa tulee aina päivittää palveluiden järjestämisen tilanne eli käytännössä tarveselvityksen tiedot, mikäli selvityksestä on kulunut aikaa. Lisäksi erilaiset toteutusvaihtoehdot on syytä käydä läpi. Hankesuunnitelma määrittelee hankkeelle toiminnalliset, laadulliset ja tekniset tavoitteet sekä tarkennetun tilaohjelman, aikataulun, tavoitehinnan ja käyttökustannukset sekä elinkaarikustannukset.
Hankesuunnittelussa voidaan vaikuttaa vielä oleellisesti hankkeen toteutukseen, minkä vuoksi hankesuunnitelman monipuolinen ja huolellinen valmistelu on välttämätöntä ja prosessiin tulee varata riittävästi aikaa. Erityisesti tässä vaiheessa tulee tutkia myös hankkeen rahoitusratkaisut ja käyttötalousvaikutukset ja saada hankkeen loppukäyttäjän sitoutuminen hankkeeseen.
Hankesuunnittelussa asetetaan rakennushankkeelle täsmälliset laajuutta, toimivuutta, laatua, kustannuksia, ajoitusta ja ylläpitoa koskevat tavoitteet. Siinä määritellään rakennuspaikka ja hankkeen toteutustapa. Hankesuunnittelu on luonteeltaan tarkentuva prosessi, jossa haetaan tasapainoa tavoitteiden ja lähtötietojen välille. Tarkoituksen mukaiset tehokkaat tilat suunnitellulle käyttöiälle ovat usein keskeinen kriteeri. Hankesuunnitelmassa määritellään sisäilmastoa, kosteudenhallintaa ja puhtaudenhallintaa koskevat laatutavoitteet ja periaatteet. Nykyisin myös energiatehokkuus- ja ympäristövaatimukset sekä elinkaaritavoitteet on määritettävä hankesuunnittelussa. Hiilijalanjälki määritetään voimassa olevan laskentamallin perusteella.
Alustavan tilaohjelman ja mahdollisien erityisvaatimusten perusteella määritetään suunnittelualakohtaiset tavoitteet. Tavoitehintalaskelma avulla ohjataan kustannustietoisuutta alustavien tilavaatimusten, rakentamisen olosuhteiden ja tilaohjelman perusteella, jotta tilaohjelma saadaan lyötyä lukkoon.
Hankesuunnittelussa laaditaan investointipäätökseen tarvitsemat rakennushanketta koskevat tiedot ja rakennussuunnittelun tavoitemäärittely. Hankesuunnittelun tuloksena syntyy hankesuunnitelma, joka muodostuu projektiohjelmasta ja hankeohjelmasta. Toiminnan vaatimat tilapäiset tilat ja tulee esittää hankesuunnitelmassa. Projektiohjelmassa esitetään hankkeen läpiviennille asetetut tavoitteet ja hankeohjelmassa hankkeen suunnittelulle asetetut tavoitteet. Hankesuunnittelun yhteydessä mahdollisesti tehdyt ehdotussuunnitelmat eivät kuulu hankesuunnitelmaan, mutta ehdotussuunnittelu voidaan tehdä päätöksenteon tueksi erikseen sovittaessa.

Kokonaistarkastelulla on tarkoitus ohjata Mäntyharjun kunnan tilaratkaisujen kokonaisuutta usean eri tilatarpeen osalta sekä osaltaan on tunnistettu myös rakennusten peruskorjaustarve. Tilaratkaisujen yhteydessä tulee tarkastella myös nykyisin käytössä olevien tiloja sekä mahdollisia toiminnallisia muutostarpeita ja kehitysnäkymiä tilatarpeelle. Tilaratkaisuiden tavoitteena on saavuttaa kustannustehokkaat ja palvelutasoon tarkoituksen mukaiset tilaratkaisut Mäntyharjun kunnalle. Tilaratkaisuvaihe sisältää käyttäjien ja palvelujen tilatarpeen selvitykset, olemassa olevan rakennuskannan hyödynnettävyyden tarkastelut ja uudisrakentamisen vaihtoehtotarkastelut, hankesuunnitelman laadinta. Tilaratkaisuvaiheen aikana suoritetaan tilaajan erillishankintajana sisäilma- ja kosteustekniset kuntotutkimukset sekä kuntoarviot rakennuksille ja järjestelmille, jotka ovat käynnistyneet 2020. Tilaaja määrittää selvitysten perusteella laadittavaan hankesuunnitteluun sisällytettävät tilat ja toiminnot. Hankesuunnittelu voi sisältää tilaratkaisuja useammassa olemassa olevassa rakennuksessa tai uudisrakennuksissa. Hankesuunnitteluun sisällytetään rakennusosa-arvioiden laadinta kustannusten selvittämiseksi. Tarveselvitysten laatimiseen osallistuu käyttäjien edustajat ja toimialajohtajat. Lisäksi hankesuunnitteluun osallistuu nimetyt ohjausryhmien jäsenet. Laaditun hankesuunnitelman pohjalta Mäntyharjun kunnan tekninen toimi ja tekninen lautakunta laatii investointihanke-esitykset suunnitelmavuosille 2021 ja 2022 kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi. Mäntyharjun kunnan hyväksymien investointihankkeiden perusteella käynnistetään suunnittelu ja rakentamisvaiheet.

Liitteenä Mäntyharjun kunnan tilaratkaisut, tarveselvitys- ja hankesuunnittelu projektiohjelma.
 

Päätösehdotus

Esittelijä

Lasse Kurvinen, tekninen johtaja, lasse.kurvinen@mantyharju.fi

Tekninen lautakunta esittää, että kunnanhallitus ja edelleen kunnanvaltuusto

  1.  Hyväksyy Mäntyharjun kunnan tilaratkaisuhankkeen tarveselvitys- ja hankesuunnittelun toteuttamisen keittiö- ja ruokalahankkeen investointikohteelle sisältäen nimettyjen ohjausryhmien tehtävät sekä myös tilankäytön tarkastelun kokonaisuutena. Hankesuunnitelman sisällysluettelo on sisällytetty projektiohjelman liitteeksi.
  2. Hyväksyy ohjausryhmien yhdistämisen yhdeksi ohjausryhmäksi nimeltään Mäntyharjun kunnan tilaratkaisut ja ohjausryhmä osallistuu hankesuunnitteluvaiheesta lähtien hankevalmisteluun. Tarveselvitysvaihe suoritetaan käyttäjien edustajien ja viranhaltijoiden sekä asiantuntijapalveluiden toimesta.
  3. Hankesuunnitelma hyväksytetään kunnanvaltuustolla.
  4. Talousarvioon vuodelle 2021 sisällytetään hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisen investointihankkeen toteutussuunnittelu- sekä rakentamisen valmisteluvaiheen määrärahat.

Päätös

Hyväksyttiin.

Kuvaus

Mäntyharjun kunnan hallintosäännön § 22 / Tekninen lautakunta mukaan:
"Tekninen lautakunta nimeää rakennushankkeiden ohjausryhmät kunnanhallituksen menettelytapaohjeen mukaisesti".
Toimivalta teknisen lautakunnan esityksen kohdassa kaksi on siten teknisellä lautakunnalla, joten asia tulee palauttaa toimivaltaiselle viranomaiselle.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Jukka Ollikainen, kunnanjohtaja, jukka.ollikainen@mantyharju.fi

Kunnanhallitus 

  1. esittää kunnanvaltuustolle, että valtuusto hyväksyy Mäntyharjun kunnan tilaratkaisuhankkeen tarveselvitys- ja hankesuunnittelun toteuttamisen keittiö- ja ruokalahankkeen investointikohteelle sisältäen nimettyjen ohjausryhmien tehtävät sekä myös tilankäytön tarkastelun kokonaisuutena. Hankesuunnitelman sisällysluettelo on sisällytetty projektiohjelman liitteeksi:
  2. palauttaa ohjausryhmien yhdistämisen teknisen lautakunnan päätettäväksi;
  3. toteaa, että hankesuunnitelman hyväksyy kunnanvaltuusto;
  4. toteaa, että hankkeen vaatimat taloudelliset resurssit päätetään vuoden 2021 talousarvion käsittelyn yhteydessä. 

Päätös

Hyväksyttiin.


Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto

 

Oikaisuvaatimus / kunnallisvalitus

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)