Kunnanvaltuusto, kokous 7.10.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 42 Kunnantalon tilaratkaisu / Liikekeskuksen osakkeiden osto

MjuDno-2022-643

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi

Kuvaus

Tekninen johtaja Ville Partio on kokouksessa avaamassa kunnantalon tilaratkaisua.

Päätösehdotus

Esittelijä

Jukka Ollikainen, kunnanjohtaja, jukka.ollikainen@mantyharju.fi

Yhteistyötoimikunta merkitsee selvityksen tiedoksi.

 

Hallinto- ja talousjohtaja Tuomo Penttinen kertoi yhteistyötoimikunnalle kunnantalon (Asematie 3) nykytilanteen ja mahdollisesta OP:n tilaratkaisusta ja sen tarvitsemista muutoksista.

Päätös

Merkittiin tiedoksi.

Sovittiin, että järjestetään henkilöstölle tiedotustilaisuus kunnantalon tilaratkaisusta joulukuussa 2022.

Valmistelija

Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun kunnassa on ollut keskusteluja kunnantalon tulevaisuudesta ja tarpeesta löytää kunnantalon toiminnoille korvaava tilaratkaisu. Muutotarpeen takana on nykyisen kunnantalon kunto, erityisesti sisäilman osalta, sekä nykytarpeeseen liian suuret tilat.
Tilanne on ollut esillä  kunnantalon henkilöstön ja yhteistyötoimikunnan kanssa. Osalla henkilöstöä nykyinen tila aiheuttaa oireita, joihin työnantajan tulee reagoida jo työturvallisuuslain perusteella.
Tilaratkaisuista on laadittu liitteenä oleva yhteenveto. Vaihtoehtoja on tarkasteltu tilojen terveellisyyden, toimivuuden ja kustannusten kannalta. Oleellista on huomata, että eri ratkaisuilla on hyvin erilainen aikataulu. Nykyisen kunnantalon elinkaari nykymuodossa on päätepisteessa, asia on hoidettava viivytyksettä.
Asian eteneminen varmistetaan siten, että kunnanhallitus valitsee esitetyistä vaihtoehdoista tarkempaan suunnitteluun lähtevän mallin, antaa tekniselle johtajalle toimeksiannon vaihtoehdon toteuttamisen yksityiskohtien selvittämisestä ja asettaa em. toimenpiteille aikataulun. Toimeksianto sisältää valitun vaihtoehdon osalta tilojen suunnittelun, kustannusarvion laatimisen ja mahdollisen kilpailuttamisen.

Vertailua: hankitaan uusi noin 450 m2 siirtokelpoinen rakennus tai vuokrataan noin 700 m2 eri puolilta kuntaa vanhoja tiloja

Perustelut:
1. Käyttötarkoitus ja suunniteltu tehokkuus: Uusi siirtokelpoinen rakennus on suunniteltu täsmälleen kunnan tarpeisiin, mikä mahdollistaa tilojen optimaalisen käytön ja toiminnan tehokkuuden. Vanhat tilat ovat lähtökohtaisesti vanhoja ja niiden tilasuunnittelu ei välttämättä vastaa tämän päivän tarpeita. Uudet tilat tarjoavat mahdollisuuden joustavaan ja tehokkaaseen tilojen käyttöön ilman tarvetta laajamittaisille muutoksille tai remonteille.

2. Sisäilmaongelmat ja riskit: Vanhojen vuokrattavien tilojen käyttöön liittyy sisäilmaongelmien riski, erityisesti kun kyseessä ovat vanhat rakennukset, jotka vaativat mahdollisesti kalliita korjauksia. Sisäilmaongelmat voivat aiheuttaa terveysongelmia ja johtaa toimintahäiriöihin. Uudet tilat ovat puhtaita ja turvallisia, ja ne minimoivat sisäilmaongelmien riskin. Nykyisissä tiloissa altistuneet ja oireilevat reagoivat helposti muissakin ongelmatiloissa.

3. Kustannukset: Vaikka uudet tilat maksavat enemmän kuin vuokratilat neliömetriä kohti, ne voivat silti olla kokonaiskustannuksiltaan edullisempia. Tilantarve on tilatehokkuudesta johtuen vähäisempi. Vuokratilojen hinta voi nousta huomattavasti, koska niihin tarvitaan luvan vaatimia muutoksia ja parannuksia. Uudet tilat ovat valmiiksi käyttötarkoitukseen suunniteltuja, eikä niihin tarvitse tehdä lisäinvestointeja. Vuokranantaja haluaa todennäköisesti pitkän vuokrasopimuksen, jos kustannuksellaan tilojaan muokkaa. Tai vaihtoehtoisesti kunta tekee ison investoinnin toisen omistamiin tiloihin. Siirtokelpoinen rakennus helpottaa erittäin hankalasti ennustettava tilantarpeen muutosta 10 vuoden ajanjaksolla.

4. Myyntimahdollisuus: Siirtokelpoinen rakennus voidaan myydä eteenpäin, jos kunnan tilantarve muuttuu. Tämä mahdollistaa joustavuuden ja säästöt pitkällä aikavälillä. Vuokratilojen suhteen tällainen vaihtoehto ei ole käytettävissä. 

5. Työympäristö ja työhyvinvointi: Omien työhuoneiden yhdistäminen etätöihin tarjoaa useita etuja verrattuna isoon avokonttoriin:

  • Yksityisyys ja keskittyminen: Työntekijät voivat työskennellä keskittyneemmin omassa tilassaan ilman jatkuvia häiriöitä.
  • Tietoturva: Omista työhuoneista on helpompi luoda tietoturvallisia tiloja, erityisesti jos käsitellään arkaluonteista tietoa.
  • Työntekijöiden hyvinvointi: Yksityiset työhuoneet tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden luoda henkilökohtaisempi ja mukavampi työympäristö, mikä voi parantaa työhyvinvointia ja tuottavuutta.
  • Etätyön tuki: Omien työhuoneiden avulla myös etätyö on helpompi järjestää. Läsnäoloa vaativiin työtehtäviin saadaan järjestettyä tila jossa on työskentelyrauha. Työhuoneiden käyttö voidaan aikatauluttaa ja tilojen joutokäynti vähenee.
  • Henkilöstölle tehty kysely, jonka perusteella saadaan tilantarve optimoitua tarpeen mukaiseksi.
  • Työympäristö ja työhyvinvointi: Omien työhuoneiden yhdistäminen etätöihin tarjoaa useita etuja verrattuna isoon avokonttoriin:
    • Yksityisyys ja keskittyminen: Työntekijät voivat työskennellä keskittyneemmin omassa tilassaan ilman jatkuvia häiriöitä.
    • Tietoturva: Omista työhuoneista on helpompi luoda tietoturvallisia tiloja, erityisesti jos käsitellään arkaluonteista tietoa.
    • Työntekijöiden hyvinvointi: Yksityiset työhuoneet tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden luoda henkilökohtaisempi ja mukavampi työympäristö, mikä voi parantaa työhyvinvointia ja tuottavuutta.
    • Etätyön tuki: Omien työhuoneiden avulla myös etätyö on helpompi järjestää. Läsnäoloa vaativiin työtehtäviin saadaan järjestettyä tila jossa on työskentelyrauha. Työhuoneiden käyttö voidaan aikatauluttaa ja tilojen joutokäynti vähenee.
    • Henkilöstölle tehty kysely, jonka perusteella saadaan tilantarve optimoitua tarpeen mukaiseksi.

 

Yhteenvetona uuden siirtokelpoisen rakennuksen hankinta tarjoaa pitkällä aikavälillä kustannustehokkaamman ja toiminnallisemman vaihtoehdon verrattuna vanhojen vuokratilojen käyttöön. Lisäksi se parantaa työntekijöiden työympäristöä, työturvallisuutta ja tukee kunnan tietoturva- ja joustavuustarpeita. Tämä ehdotus perustuu sekä taloudellisiin että toiminnallisiin näkökohtiin ja pitkän aikavälin kestävyyteen. Kokonaisuus sisältää ns. omia huoneita, jaettuja huonetta, tilaa pöydänkulmapaikoille, jakoseinällä muokattavaa tauko/kokoustilaa sekä teknistä tilaa.

Tutkimusten mukaan avokonttoreiden tulisi jäädä historiaan ja paluu yksityishuoneisiin tai etätyön lisääminen olisi paras ratkaisu työntekijöiden hyvinvoinnin kannalta. Uupumus sekä henkinen rasitus mikä avokonttorin melusta tulee, koetaan häiritsevänä.

Uusien toimistojen tulisikin olla joustavia monitilaympäristöjä, joissa työntekijöillä on mahdollisuus etätyöhön sekä hiljaisten huoneiden käyttöön. Hiljaiset huoneet estävätkin paljon esimerkiksi puhelimessa puhumisesta tulevaa ylimääräistä melua työympäristössä.

Lisäksi:

  • Aikajänne uusien saneerattujen tilojen valmistumiselle olemassa oleviin rakennuksiin on 4v ja eteenpäin.
  • Hyvinvointialueella ei todennäköisesti ole jatkossa tarvetta koko hyvinvointikeskuksen tiloille. Miltä osin tiloja vapautuu, ei ole vielä selvillä ja soveltuvatko vapautuvat tilat edes käyttötarkoitus muokattuna kunnantalon tiloiksi on siis epäselvää.
  • Nykyisen kunnantalon käyttö tulee loppumaan niin pian kuin mahdollista. Nykyisissä tiloissa toiminta ei voi jatkua.

Kustannuksista:
Uudet tilat 10 v rahoitus ja 10 % jäännösarvo ~23 €/m2/kk 450 m2 = Rahoituskuluineen 10 350 €/kk (+ylläpito). Ei negatiivista vaikutusta talousarvion käyttötalousosaan. 10 v päästä rakennus oma ja edelleen myytävissä. Kulut laskee huomattavasti joka tapauksessa. Uusi tila käytettävissä 7/-24 (Arvio kustannuksista saatu yhdestä paikasta, vasta tarjouksista saadaan varma tieto.)

Vuokratilat jakautuvat useaan kohteeseen ja ainakin isommat tilat vaativat muutosluvan ja lupaehtojen noudattaminen edellyttää muutoksia tiloihin ja talotekniikkaan. 10 €/m2 + remontti -> pitkä vuokrasopimus. (remontointi-/muutoskulut 250 000 €) – ”OP:n” tilat 567+70 m2 10€/m2+muutoskulut. 6370 €/kk + muutoskulut. Ei pysäköintitilaa. Lisäksi osa toiminnoista sijoitettava toisaalle. Lisäksi tilat useammalle tulostimelle sekä useammat taukotilat.

Uusi tila osa varautumissuunnitelmaa.

Nykyisen kunnantalon kulut 149 000 €/v (purkukustannukset 400 000 €).

Terveysasemalle saneeraus: Nykyisten tilojen käyttö jatkuisi ainakin 4 v. Väistötilat välttämättömät.

Päätösehdotus

Esittelijä

Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi

Kunnanhallitus

  1. antaa tekniselle johtajalle toimeksiannon selvittää tulevan kunnantalon toteuttamista siirtokelpoisen noin 450 m2:n rakennuksen mukaisesti;
  2. toteaa, että suunnitelmat ja kustannusarvio tulee tuoda kunnanhallituksen käsiteltäväksi huhtikuun 2024 loppuun mennessä.

Päätös

Hyväksyttiin kunnanjohtajan täydennetty päätösehdotus, joka on seuraava: 

Kunnanhallitus 

1. antaa tekniselle johtajalle toimeksiannon selvittää

1.1 tulevan kunnantalon toteuttamista siirtokelpoisen noin 450 m2:n rakennuksen mukaisesti ja

1.2 olemassa olevat vuokratilaratkaisut kunnantaloksi;

2. toteaa, että suunnitelmat ja kustannusarviot tulee tuoda kunnanhallituksen käsiteltäväksi huhtikuun 2024 loppuun mennessä.

 

Tekninen johtaja Ville Partio ja vs. sivistysjohtaja Jari Hautamäki (Teams-yhteyden kautta) olivat saapuvilla asian käsittelyn ajan.

Kokouskäsittely

Kunnanjohtaja täydensi päätösehdotustaan kohdalla 1.2 seuraavaksi:

Kunnanhallitus 

1. antaa tekniselle johtajalle toimeksiannon selvittää

1.1 tulevan kunnantalon toteuttamista siirtokelpoisen noin 450 m2:n rakennuksen mukaisesti ja

1.2 olemassa olevat vuokratilaratkaisut kunnantaloksi;

2. toteaa, että suunnitelmat ja kustannusarviot tulee tuoda kunnanhallituksen käsiteltäväksi huhtikuun 2024 loppuun mennessä.

Päätösehdotus

-

Päätös

Merkittiin teknisen johtajan antama tilannekatsaus tiedoksi.


Asia käsiteltiin esityslistan ensimmäisenä asiana pöytäkirjantarkastajien valinnan jälkeen.

Kokouskäsittely

Tekninen johtaja Ville Partio kertoi kunnantalon tilakysymyksen tämän hetkisen vaiheen.
Kunta selvittää kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti vuokratiloja kunnantalon tiloiksi. Vuokrattavissa tiloissa tulee huomioida rakennusmääräykset ja rakennuslain asetukset turvallisista ja terveellisistä tiloista.

Kartoitetaan vuokrattavat tilat:
- pyydetään tarjoukset
- kunta arvoi voisiko ko. tilat olla mahdolliset kunnantalon toimintaan
- vuokraajaa pyydetään selvittämään rakennusvalvonnan kanssa tarvittavat muutokset ja aikataulut muutosten tekemiselle ja ilmoittamaan kunnalle koska tilat olisivat kunnan käytettävissä.

Seuraavaksi tehdän vertailu uuden tilan ja vuokrattavien tilojen välillä esim. vuokra-aika 5 vuotta+optio 5 vuotta.

Valmistelija

Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Kuvaus

Kunnanhallitus päätti kokouksessa 30.10.2023 antaa tekniselle johtajalle selvitettäväksi kunnanviraston tilaratkaisun toteuttamisen siirtokelpoisena noin 450 m2 rakennuksena tai vuokratilaratkaisuna olemassa olevista tarjolla olevista liiketiloista ja -huoneistoista.

Vuokralle tarjottavat tilat pyydettiin ilmoittamaan tekniselle johtajalle 12.1.2024 mennessä. Tämän jälkeen tilojen toiminnallisuuden selvittämiseksi kaikille tiloja tarjonneille tehtiin lisäselvityspyyntö 23.2.2024, johon pyydettiin antamaan lisätiedot 22.4.2024 mennessä. Lisätietopyyntöön vastasi määräaikaan mennessä yhteenliittymä Seppo ja Anna Parta & Ristiina Invest Group Oy (myöhemmin ”Yhteenliittymä”). Tarjotut tilat sijaitsevat Mäntyharjun liikekeskus Oy:n tiloissa.

Lisätietopyynnössä pyydettiin antamaan tarkempi kuvaus tilojen sisäilmateknisestä kunnosta. Yhteenliittymä esittää, että kunnan vaatimat sisäilmatekniset kuntotutkimukset tehtäisiin kunnan toimesta. Tällä varmistettaisiin se, että tutkimusmenetelmät ovat juuri sellaiset kuin kunnan vaatimukset.

Tekninen johtaja on selvittänyt sisäilman ja teknisten tutkimusten kustannuksiksi noin 20 000–25 000 € (alv. 0 %). Kunnan näkökulmasta Yhteenliittymän esitystä voidaan pitää perusteltuna, koska kunnan on tärkeää varmistua tutkimusten sisällöstä ja riittävästä laajuudesta.

Siirtokelpoisen rakennuksen osalta on laadittu alustava tilasuunnitelma ja kustannusarvio.

Päätösehdotus

Esittelijä

Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi

Kunnanhallitus

1.      merkitsee valmistelutilanteen tiedoksi;

2.      valtuuttaa teknisen johtajan tilaamaan Mäntyharjun liikekeskuksessa olevien tarjottujen liikehuoneistojen osalta tarkemmat sisäilma- ja kuntotutkimukset ja

3.      toteaa, että kuntotutkimusten tuloksesta ja tilojen muusta soveltuvuudesta tulee antaa selvitys kesäkuun 2024 loppuun mennessä. 

 

Kunnanhallitukselle oli ennen kokousta jaettu työsuojeluvaltuutetun 24.4.2024 jättämä kirje "Sisäilmaongelmat Mäntyharjun kunnantalolla".

Päätös

Hyväksyttiin.

Tekninen johtaja Ville Partio oli saapuvilla asian käsittelyn ajan.

Valmistelija

Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Kuvaus

Kunnanhallitus päätti 29.4.2024, että Mäntyharjun liikekeskuksessa olevien tarjottujen liikehuoneistojen osalta tilataan tarkemmat sisäilma-​ ja kuntotutkimukset. Kuntotutkimusten tuloksesta ja tilojen muusta soveltuvuudesta annetaan selvitys kesäkuun 2024 loppuun mennessä. 

Sisäilma- ja kuntotutkimukset teki Insinööristudio Oy. Tuloksia esittelee kokouksessa sisäilma-asiantuntija Timo Mielo.

Päätösehdotus

Esittelijä

Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Kunnanhallitus merkitsee valmistelutilanteen tiedoksi.

Päätös

Merkittiin tiedoksi.

Piia Mäkilä saapui kokoukseen klo 17.18; paikalla Teams etäyhteyden kautta.

 

Sisäilma-asiantuntija Timo Mielo Insinööristudiosta selosti tehtyä kuntoarviota klo 17.00-18.25.

Tämä pykälä käsiteltiin ennen pykälän 96 käsittelyä.

Päätöksenteon jälkeen pidettiin 5 min tauko klo 18.25-18.30.

Valmistelija

Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Kuvaus

Kunnallishallinnon pysyväksi ratkaisuksi on tarkasteltu vaihtoehtoja siten, että niiden elinkaari on kaksikymmentä vuotta. Kokonaistarkastelun asiassa teki Järvi-Saimaan Palvelut Oy. Selvityksessä on tarkasteltu seuraavat vaihtoehdot ja näiden kahdellekymmenelle vuodelle lasketut elinkaarikustannukset (sisältäen investoinnin, käyttö-, huolto- ja rahoituskustannukset):

  • Vuokratilat uudiskohteesta; 4 653 299 €
  • Uudisrakennus; 4 810 398 €
  • Mäntyharjun Liikekeskus Oy:n osakkeet 1,2 ja 13 (vuokraus); 5 521 472 €
  • Mäntyharjun Liikekeskus Oy:n osakkeet 1,2 ja 13 (omistus); 5 659 974 €
  • Pertunmaan kunnantalon peruskorjaus; 6 069 174 €
  • Mäntyharjun kunnantalon peruskorjaus; 17 641 092 €

Vaihtoehtojen osalta on huomattava, että elinkaarikustannusten lisäksi tulee arvioida myös palveluiden saatavuutta kuntalaisten näkökulmasta ja tilojen terveysturvallisuutta työntekijöiden näkökulmasta. Kunnallishallinnon sijoittumisella on vaikutus myös kunnan yleisilmeeseen. Liikekeskuksen osalta on saatu Oy Insinööri Studion tekemä selvitys, josta ei ilmennyt esteitä tilojen terveysturvallisuudelle mikäli peruskorjaustoimenpiteet tehdään riittävässä laajuudessa. 

Edellä esitetyistä vaihtoehdoista tai joistakin niistä voidaan tehdä tarkemmat kustannusarviot ja vertailut, mutta tämä vaatii tarkempaa suunnittelua ja tilaohjelman laatimista. Vaihtoehtojen tarkempi suunnittelu helpottaa myös tarkemman kustannusarvion laatimista ja tuossa vaiheessa myös investoinnin aikajänteen vaikutusta on tarkoituksenmukaista vertailla indeksit ja inflaatio huomioiden. Tärkeää on huomata, että toteutuvat kustannukset tiedetään lopulta vain siitä vaihtoehdosta, joka toteutetaan. Asian edistämiseksi on tarpeen tehdä päätös siitä, minkä vaihtoehdon osalta aloitetaan tarkempi neuvottelu ja suunnittelu. 

Päätösehdotus

Esittelijä

Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Yhdistymishallitus päättää, että kunnantalon tilaratkaisujen kokonaistarkasteluun perustuen se valtuuttaa kunnanjohtajan käymään hintaneuvottelut Mäntyharjun Liikekeskus Oy:n osakkeiden 1,2 ja 13 osalta.

Päätös

Hyväksyttiin.


Järvi-Saimaan Palvelut Oy:n tekninen johtaja Antti Hulkkonen oli kokouksessa saapuvilla klo 17.08-17.53.

Valmistelija

Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Kuvaus

Kunnanjohtaja on käynyt hintaneuvottelun Mäntyharjun Liikekeskuksen osakehuoneistoista.

Huoneistojen 1 ja 2 (Osuuspankki + kerhohuone) osalta neuvoteltu velaton hinta olisi yhteensä 150 000 euroa ja huoneiston 13 (SP-Gym) osalta velaton hinta olisi 150 000 euroa, eli kauppahinta olisi 300 000 euroa (275 € / m2). ​​​​​Asia on saatettu tiedoksi myös kuntien yhdistymishallitukselle kokouksessa 30.9.2024 § 23.

Mäntyharjun kunnan talousarvio ei sisällä varausta osakkeiden hankkimiseksi. Lisäksi tulee huomioida varainsiirtovero 1,5 % eli 4 500 euroa.

Mäntyharjun Liikekeskus Oy:n yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke, jonka mukaan yhtiön nykyisillä osakkeenomisajilla on lunastusoikeus osakkeen tultua myyntiin.

Osakekauppa antaisi yhtiössä 41 % äänivallan. Kustannusarvio osakehuoneistojen muuttamiseksi ja remontoimiseksi kunnanhallinnon käyttöön ei ole tiedossa, vaan se tarkentuu tila- ja muutossuunnitelmien mukaisesti. Kuntotutkimuksessa esille tulleiden peruskorjaustarpeiden vastuu on pääosin yhtiöllä, ja kunnan vastuu näistä olisi omistussuhteen mukaisesti 41 %.

Mikäli kauppa tehdään, tulee Mäntyharjun Liikekeskus Oy:n tehdä huoneistojen osalta tarvittava peruskorjaussuunnitelma ja kilpailuttaa se. Peruskorjauksen suunnitteluun tulee yhteensovittaa kunnan tilaohjelma.

Hallintosäännön 23 § 1 mom. 5. kohdan mukaan kunnanhallitus päättää osakkeiden ja arvo-osuuksien ostosta/myynnistä, kun hankinta-arvo on yli 20 000 €.

Päätösehdotus

Esittelijä

Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Kunnanhallitus

  1. hyväksyy kunnanjohtajan neuvotteleman kauppahinnan, liikehuoneistot 1,2 ja 13,  300 000 euroa;
  2. esittää valtuustolle, että se myöntää lisämäärärahan 304 500 euroa;
  3. valtuuttaa kunnanjohtajan ja hallinto- ja talousjohtajan laatimaan ja allekirjoittamaan kauppakirjan sen jälkeen kun lisämääräraha on myönnetty;
  4. toteaa, että lopullisesti kauppa toteutuu edellyttäen, että yhtiön nykyiset osakkaat eivät käytä lunastusoikeutta.

Päätös

Hyväksyttiin.

Päätösehdotus

Kunnanvaltuusto myöntää lisämäärärahan 304 500 euroa vuoden 2024 talousarvioon.

Päätös

Hyväksyttiin.

Tiedoksi

taloussuunnittelija, hallinto- ja talousjohtaja