Kunnanvaltuusto, kokous 8.6.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 25 Tilaratkaisut

MjuDno-2020-345

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Lasse Kurvinen, tekninen johtaja, lasse.kurvinen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun kunnan päätöksenteossa on vuonna 2017 käsitelty rakennushankkeiden perustettavat ohjausryhmät. Ohjausryhmiä on perustettu neljä, joista Kirkonkylän koulun sekä Kisala urheiluhallin ohjausryhmät ovat toimineet hankkeen suunnitteluvaiheessa. Perustetuista ohjausryhmistä kirjasto-, nuoriso-, ruokala- ja keskuskeittiö sekä kunnantalon ohjausryhmä eivät ole vielä toimineet eikä hankkeiden suunnittelua ole käynnistetty. Huomioitava on, ettei investointiohjelmaan kirjatut investointihankkeet ole yhdenmukaiset kaikilta osin perustettuihin ohjausryhmiin nähden.  Tekninen lautakunta on 15.8.2017 § 50 nimennyt omalta osaltaan rakennushankkeiden ohjausryhmien jäsenet.
- Kirjasto-, nuoriso- ja keskuskeittiön ohjausryhmään sekä kunnantalon ohjausryhmään luottamushenkilöt Sari Lantta ja Juha Vallin.
- Nimesi teknisen johtajan, kiinteistöpäällikön ja sivistysjohtajan jäseniksi kaikkiin ohjausryhmiin.
- Nimesi talous- ja hallintojohtajan kunnantalon ohjausryhmään.
- Nimesi teknisen johtajan ohjausryhmien puheenjohtajaksi.
Sivistyslautakunta on nimennyt kaksi jäsentä kirjasto-, nuoriso-, ruokala- ja keskuskeittiön ohjausryhmään, Seppo Kettunen  ja Heidi Tarvainen.

Hankkeiden ohjaus ja toteuttaminen on kuntien teknisen toimen ydintehtäviä ja menestystekijä koko kuntatalouden kannalta. Investointeihin sitoutuu mittavia pääomia ja niiden vaikutusaika on vähintäänkin kymmeniä vuosia. Sen vuoksi ei ole lainkaan yhdentekevää kuinka hankkeita laitetaan liikkeelle, kuinka ne suunnitellaan ja toteutetaan sekä miten valmiita rakennuksia tullaan hyödyntämään.

Mäntyharjun kunnan tekninen johtaja on tunnistanut tarvetta tarkastella tilojen tulevaa käyttötarvetta useasta syystä. Osa rakennuksista on peruskorjattu kokonaan tai osittain ja rakennuskannasta löytyy myös uudisrakennuksia. Kuitenkin osa käyttötiloista on tarkoituksella peruskorjaamatta, kuten keittiötilat terveyskeskuksen yhteydessä sekä kunnantalo. Rakennuksissa esiintyy myös sisäilmaongelmia henkilöstön oireiluna useassa eri tilassa väliaikaiseista toimenpiteistä huolimatta.
Tilatarpeita muodostaa myös yhteisomistuksessa Senaatti-kiinteistöjen kanssa oleva Valtion virastotalon purkaminen, jossa on kunnan arkistotiloja sekä musiikkiopiston toimintaa ja valtuustosali. Mäntyharjun kunta on teettänyt 2019 ruokapalveluiden selvityksen, jonka tilatarpeita ei ole kuitenkaan ratkaistu muuttuvassa rakennuskannassa. Mäntyharjun kunnalla ei ole käytössä mitattuja tilatehokkuustietoa eikä käyttöasteita, pois lukien 2020 laadittu kouluverkkoselvitys, jonka perusteella toteutetaan perusopetus 0-9 luokille yhden koulun mallilla syksystä 2020 alkaen. Kesällä 2020 suoritetaan kirjasto- ja ruokalarakennuksen sisäilma- ja kosteusteknisen kuntotutkimukset sekä taloteknisen kuntoarvio, joiden tulosten perusteella selvitetään peruskorjauksen sisältöä. Lisäksi tutkimukset ovat käynnissä yhtenäiskoulun vanhan liikuntasalin ja yhtenäiskoulun uuden kouluosan osalta.

Tarveselvitys luo pohjan investointihankkeen tarpeellisuuden määrittelylle. Se yhdistää palvelun ja tilat ja sen tulee perustua hyväksyttyihin strategioihin, ohjelmiin ja toimintasuunnitelmiin. Tarveselvityksessä yhdistetään palveluntuottajan (hallintokunta, palvelualue, toimintayksikkö) substanssitarpeet tilahallinnon teknistaloudelliseen näkemykseen.
Selvityksessä tarkastellaan tilajärjestelyjä tilojen toiminnallisuuden, tilatehokkuuden ja kokonaistaloudellisen edullisuuden näkökulmasta ja huomioiden koko kunnan tilanne.
Tarveselvityksessä tulee tarkastella vaihtoehtoisia toiminnan kehittämismalleja sekä alustavia hankkeen omistus- ja hallintamuotoja sekä toteutusmalleja aikatauluineen ja investointija käyttökustannuksineen. On huomattava, että tarveselvitysvaiheen kustannukset ovat vain pieni osa hankkeen kokonaiskustannuksiin verrattuna, joten sen yhteydessä saavutettaviin hyötyihin kannattaa satsata.
Tarveselvityksessä perustellaan tilanhankinnan tarpeellisuus, kuvataan alustavasti tarvittavat tilat, rakenteet ja niille asetettavat vaatimukset. Tarveselvitysvaiheen tärkein tehtävä on eri tilanhankintavaihtoehtojen sekä niiden kelpoisuuden ja edullisuuden tutkiminen. Tarveselvitysvaiheen tehtävät:
- Tavoitteiden määrittely.
- Tilanratkaisuvaihtoehtojen selvittäminen.
- Alustavien kustannus- ja kannattavuusselvitysten laatiminen.
- Tarvittavien riskianalyysien tekeminen.
- Hankesuunnittelun valmistelu.

Hankesuunnittelu pohjautuu hyväksyttyyn tarveselvitykseen. Hankesuunnittelun alkuvaiheessa tulee aina päivittää palveluiden järjestämisen tilanne eli käytännössä tarveselvityksen tiedot, mikäli selvityksestä on kulunut aikaa. Lisäksi erilaiset toteutusvaihtoehdot on syytä käydä läpi. Hankesuunnitelma määrittelee hankkeelle toiminnalliset, laadulliset ja tekniset tavoitteet sekä tarkennetun tilaohjelman, aikataulun, tavoitehinnan ja käyttökustannukset sekä elinkaarikustannukset.
Hankesuunnittelussa voidaan vaikuttaa vielä oleellisesti hankkeen toteutukseen, minkä vuoksi hankesuunnitelman monipuolinen ja huolellinen valmistelu on välttämätöntä ja prosessiin tulee varata riittävästi aikaa. Erityisesti tässä vaiheessa tulee tutkia myös hankkeen rahoitusratkaisut ja käyttötalousvaikutukset ja saada hankkeen loppukäyttäjän sitoutuminen hankkeeseen.
Hankesuunnittelussa asetetaan rakennushankkeelle täsmälliset laajuutta, toimivuutta, laatua, kustannuksia, ajoitusta ja ylläpitoa koskevat tavoitteet. Siinä määritellään rakennuspaikka ja hankkeen toteutustapa. Hankesuunnittelu on luonteeltaan tarkentuva prosessi, jossa haetaan tasapainoa tavoitteiden ja lähtötietojen välille. Tarkoituksen mukaiset tehokkaat tilat suunnitellulle käyttöiälle ovat usein keskeinen kriteeri. Hankesuunnitelmassa määritellään sisäilmastoa, kosteudenhallintaa ja puhtaudenhallintaa koskevat laatutavoitteet ja periaatteet. Nykyisin myös energiatehokkuus- ja ympäristövaatimukset sekä elinkaaritavoitteet on määritettävä hankesuunnittelussa. Hiilijalanjälki määritetään voimassa olevan laskentamallin perusteella.
Alustavan tilaohjelman ja mahdollisien erityisvaatimusten perusteella määritetään suunnittelualakohtaiset tavoitteet. Tavoitehintalaskelma avulla ohjataan kustannustietoisuutta alustavien tilavaatimusten, rakentamisen olosuhteiden ja tilaohjelman perusteella, jotta tilaohjelma saadaan lyötyä lukkoon.
Hankesuunnittelussa laaditaan investointipäätökseen tarvitsemat rakennushanketta koskevat tiedot ja rakennussuunnittelun tavoitemäärittely. Hankesuunnittelun tuloksena syntyy hankesuunnitelma, joka muodostuu projektiohjelmasta ja hankeohjelmasta. Toiminnan vaatimat tilapäiset tilat ja tulee esittää hankesuunnitelmassa. Projektiohjelmassa esitetään hankkeen läpiviennille asetetut tavoitteet ja hankeohjelmassa hankkeen suunnittelulle asetetut tavoitteet. Hankesuunnittelun yhteydessä mahdollisesti tehdyt ehdotussuunnitelmat eivät kuulu hankesuunnitelmaan, mutta ehdotussuunnittelu voidaan tehdä päätöksenteon tueksi erikseen sovittaessa.

Kokonaistarkastelulla on tarkoitus ohjata Mäntyharjun kunnan tilaratkaisujen kokonaisuutta usean eri tilatarpeen osalta sekä osaltaan on tunnistettu myös rakennusten peruskorjaustarve. Tilaratkaisujen yhteydessä tulee tarkastella myös nykyisin käytössä olevien tiloja sekä mahdollisia toiminnallisia muutostarpeita ja kehitysnäkymiä tilatarpeelle. Tilaratkaisuiden tavoitteena on saavuttaa kustannustehokkaat ja palvelutasoon tarkoituksen mukaiset tilaratkaisut Mäntyharjun kunnalle. Tilaratkaisuvaihe sisältää käyttäjien ja palvelujen tilatarpeen selvitykset, olemassa olevan rakennuskannan hyödynnettävyyden tarkastelut ja uudisrakentamisen vaihtoehtotarkastelut, hankesuunnitelman laadinta. Tilaratkaisuvaiheen aikana suoritetaan tilaajan erillishankintajana sisäilma- ja kosteustekniset kuntotutkimukset sekä kuntoarviot rakennuksille ja järjestelmille, jotka ovat käynnistyneet 2020. Tilaaja määrittää selvitysten perusteella laadittavaan hankesuunnitteluun sisällytettävät tilat ja toiminnot. Hankesuunnittelu voi sisältää tilaratkaisuja useammassa olemassa olevassa rakennuksessa tai uudisrakennuksissa. Hankesuunnitteluun sisällytetään rakennusosa-arvioiden laadinta kustannusten selvittämiseksi. Tarveselvitysten laatimiseen osallistuu käyttäjien edustajat ja toimialajohtajat. Lisäksi hankesuunnitteluun osallistuu nimetyt ohjausryhmien jäsenet. Laaditun hankesuunnitelman pohjalta Mäntyharjun kunnan tekninen toimi ja tekninen lautakunta laatii investointihanke-esitykset suunnitelmavuosille 2021 ja 2022 kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi. Mäntyharjun kunnan hyväksymien investointihankkeiden perusteella käynnistetään suunnittelu ja rakentamisvaiheet.

Liitteenä Mäntyharjun kunnan tilaratkaisut, tarveselvitys- ja hankesuunnittelu projektiohjelma.
 

Päätösehdotus

Esittelijä

Lasse Kurvinen, tekninen johtaja, lasse.kurvinen@mantyharju.fi

Tekninen lautakunta esittää, että kunnanhallitus ja edelleen kunnanvaltuusto

  1.  Hyväksyy Mäntyharjun kunnan tilaratkaisuhankkeen tarveselvitys- ja hankesuunnittelun toteuttamisen keittiö- ja ruokalahankkeen investointikohteelle sisältäen nimettyjen ohjausryhmien tehtävät sekä myös tilankäytön tarkastelun kokonaisuutena. Hankesuunnitelman sisällysluettelo on sisällytetty projektiohjelman liitteeksi.
  2. Hyväksyy ohjausryhmien yhdistämisen yhdeksi ohjausryhmäksi nimeltään Mäntyharjun kunnan tilaratkaisut ja ohjausryhmä osallistuu hankesuunnitteluvaiheesta lähtien hankevalmisteluun. Tarveselvitysvaihe suoritetaan käyttäjien edustajien ja viranhaltijoiden sekä asiantuntijapalveluiden toimesta.
  3. Hankesuunnitelma hyväksytetään kunnanvaltuustolla.
  4. Talousarvioon vuodelle 2021 sisällytetään hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisen investointihankkeen toteutussuunnittelu- sekä rakentamisen valmisteluvaiheen määrärahat.

Päätös

Hyväksyttiin.

Kuvaus

Mäntyharjun kunnan hallintosäännön § 22 / Tekninen lautakunta mukaan:
"Tekninen lautakunta nimeää rakennushankkeiden ohjausryhmät kunnanhallituksen menettelytapaohjeen mukaisesti".
Toimivalta teknisen lautakunnan esityksen kohdassa kaksi on siten teknisellä lautakunnalla, joten asia tulee palauttaa toimivaltaiselle viranomaiselle.

Päätösehdotus

Esittelijä

Jukka Ollikainen, kunnanjohtaja, jukka.ollikainen@mantyharju.fi

Kunnanhallitus 

  1. esittää kunnanvaltuustolle, että valtuusto hyväksyy Mäntyharjun kunnan tilaratkaisuhankkeen tarveselvitys- ja hankesuunnittelun toteuttamisen keittiö- ja ruokalahankkeen investointikohteelle sisältäen nimettyjen ohjausryhmien tehtävät sekä myös tilankäytön tarkastelun kokonaisuutena. Hankesuunnitelman sisällysluettelo on sisällytetty projektiohjelman liitteeksi:
  2. palauttaa ohjausryhmien yhdistämisen teknisen lautakunnan päätettäväksi;
  3. toteaa, että hankesuunnitelman hyväksyy kunnanvaltuusto;
  4. toteaa, että hankkeen vaatimat taloudelliset resurssit päätetään vuoden 2021 talousarvion käsittelyn yhteydessä. 

Päätös

Hyväksyttiin.

Päätösehdotus

Kunnanvaltuusto

  1. hyväksyy Mäntyharjun kunnan tilaratkaisuhankkeen tarveselvitys- ja hankesuunnittelun toteuttamisen keittiö- ja ruokalahankkeen investointikohteelle sisältäen nimettyjen ohjausryhmien tehtävät sekä myös tilankäytön tarkastelun kokonaisuutena. Hankesuunnitelman sisällysluettelo on sisällytetty projektiohjelman liitteeksi;
  2. hyväksyy hankesuunnitelman.

Päätös

Hyväksyttiin.


Muutoksenhaku

Valitusosoitus
Tähän päätökseen haetaan muutosta kunnallisvalituksella.

Valitusoikeus
Päätökseen saa hakea muutosta

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen.

Valitusaika
Kunnallisvalitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon,jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.
Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusperusteet
Kunnallisvalituksen saa tehdä sillä perusteella, että

  • päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä,
  • päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa, tai
  • päätös on muuten lainvastainen.

Valittajan tulee esittää valituksen perusteet valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä.

Valitusviranoaminen
Kunnallisvalitus tehdään Itä-Suomen hallinto-oikeudelle.

Postiosoite: PL 1744, 70101 Kuopio
Käyntiosoite: Minna Canthin katu 64, 70100 Kuopio
Sähköpostiosoite: ita-suomi.hao@oikeus.fi
Faksinumero: 029 56 42501
Puhelinnumero: 029 56 42500
Hallinto-oikeuden kirjaamon aukioloaika: 8.00-16.15

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan muutosta
  • miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi, sekä
  • perusteet, joilla muutosta vaaditaan.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite, puhelinnumero ja muut tarvittavat yhteystiedot. Jos valitusviranomaisen päätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.
Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä:

  • päätös, johon haetaan muutosta valittamalla, alkuperäisenä tai jäljennöksenä,
  • todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta
  • asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuimaksulaissa (1455/2015) säädetään.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mäntyharjun kunnan kirjaamosta.

Postiosoite: PL 76, 52701 Mäntyharju
Käyntiosoite: Asematie 3, 52700 Mäntyharju
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mantyharju.fi
Faksinumero: (015) 770 1212
Puhelinnumero: 044 7707 346
Kunnan kirjaamon aukioloaika: maanantaista perjantaihin 9-12 ja 13-15