Rakennuslautakunta, kokous 1.9.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 28 Kokousmenettely / sähköisen pöytäkirjan hyväksymismenettely rakennuslautakunnassa

MjuDno-2020-552

Valmistelija

  • Pasi Hinkkuri, rakennustarkastaja, pasi.hinkkuri@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun hallintosääntö 139 §
"Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.

Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta.

Toimielimen pöytäkirjaan merkitään ainakin muina tietoina mm. puheenjohtajan allekirjoitus, pöytäkirjanpitäjän varmennus ja merkintä pöytäkirjantarkastuksesta.

Toimielimen pöytäkirjan sisältöä koskevia määräyksiä noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemissä päätöksissä.
Kunnanhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta."

Kunnanhallitus on 12.6.2017 § 115 päättänyt, että pöytäkirjantarkastajat valitaan aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen jälkeen mikäli mahdollista. Vastaavanlainen päätös on tehty rakennuslautakunnan osalta 13.6.2017 § 32.

Mäntyharjun kunnan siirtyessä asiakirjojen sähköiseen arkistointiin, on tarpeen tarkastella myös toimielimen kokousmenettelyä siltä osin kun se vaikuttaa pöytäkirjojen arkistointiin.
Nykyinen pöytäkirjojen tarkastuskäytäntö edellyttää pöytäkirjan tulostamista allekirjoituksia varten.

Mäntyharjun kunnan sähköisessä asiankäsittelyjärjestelmässä on mahdollista lähettää pöytäkirjat sähköisesti hyväksyttäväksi.
Sähköisestä allekirjoituksesta / pöytäkirjantarkastuksesta (=hyväksymismenettely) saatavat hyödyt helpottavat luottamushenkilöiden toimintaa - allekirjoitus ja tarkastaminen ei ole enää sidottu tiettyyn paikkaan, vaan sen voi tehdä missä tahansa.

Kunnanhallituksen tavoitteena on, että sähköinen pöytäkirjojen hyväksymismenettely otetaan käyttöön kaikissa kunnan toimielimissä: hallituksessa, lautakunnissa ja valtuustossa viimeistään seuraavan valtuustokauden 1.6.2021 alussa.
Käyttöönotto on jo aloitettu sivistyslautakunnassa vuoden 2020 alusta. Kunnanhallitus on tehnyt sähköisestä pöytäkirjan hyväksymismenettelystä päätöksen osaltaan 16.3.2020.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Pasi Hinkkuri, rakennustarkastaja, pasi.hinkkuri@mantyharju.fi

Rakenuslautakunta päättä, että

  1. sähköinen pöytäkirjan hyväksymismenettely otetaan käyttöön rakennuslautakunnan kokouksissa 1.9.2020  alkaen;
  2. pöytäkirjantarkastajat, kaksi henkilöä, valitaan aakkosjärjestyksen mukaan.

Päätös

Hyväksyttiin