Kuvaus
Mäntyharjun kunnanvaltuusto on 3.6.2024 § 29 hyväksynyt keittiö-ruokalan hankesuunnitelman.
Seuraava vaihe on nimetä hankkeelle toteutussuunnittelun ohjausryhmä.
Mäntyharjun kunnan 1.8.2023 Hallintosäännön § 27 kohta 10 mukaan tekninen lautakunta nimeää rakennushankkeiden hanke- ja toteutussuunnittelujen ohjausryhmät.
Mäntyharjun kunnanhallituksen tilaaman KPMG:n laatiman Kisala-hankkeen selvitysraportissa esiin nostetuista korjausehdotuksista on laadittu toimintasuunnitelma, joka on käsitelty kunnanhallituksessa. Ohjausryhmää koskien toimintasuunnitelmassa on tuotu esiin seuraavat toimenpiteet:
Ohjausryhmän rooli selkeytetään:
- lautakunta päättää ohjausryhmän asettamisesta tapauskohtaisesti
- ohjausryhmän rooli on osallistua hankesuunnitelman laadintaa ja esittää hankesuunnitelma lautakunnalle, hankesuunnitelman hyväksymisen jälkeen vetovastuu hankkeesta siirtyy lautakunnalle ja sen alaisille viranhaltijoille
- ohjausryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa, kokoukset järjestetään norm. kokoussääntöjen mukaisesti ( Casem esittely, pöytäkirja)
- ohjausryhmän esityslistat ja pöytäkirjat ovat julkisia
- lautakunta edustaa poliittista ohjausta. Sen sijaan ohjausryhmän kokoonpanossa huomioidaan erityisesti sitoutuminen ja kyky antaa hankkeelle oma panoksensa
Keskustelun pohjaksi huomioita ohjausryhmän kokoonpanoon liittyen: Ohjausryhmän kokoonpanoon on sivistyslautakunta ehtinyt ennen päätöstä ohjausryhmän nimeämisestä nimetä kaksi jäsentä, yhtenäiskoulun ja lukion rehtorit. Pöytäkirjojen ja materiaalien hallintaan tulisi ohjausryhmään nimetä yksi jäsen, palvelupäällikkö Marjo Siiriäinen olisi paras vaihtoehto tehtävään. Tarjouspyyntömateriaalin valmisteluun, tarjousten läpikäyntiin ja urakoitsijavalintaan liittyen olemme tehneet sopimuksen Berater Oy:n kanssa, joten heidän edustajansa olisi hyvä nimetä ohjausryhmän pysyväksi asiantuntijajäseneksi. Keittiön käyttäjien edustus syytä huomioida ryhmän kokoonpanossa. Keittiön nykyisen vuokralaisen JSP Oy:n kanssa on alustavasti keskusteltu asiasta ja heiltä esitettiin ryhmään nimettäväksi palvelujohtaja Mia Hassista ja hänen varahenkilökseen ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö Minna Ahosta.
Ohjausryhmän järjestäytymiskokous pidetään torstaina 20.6 klo 13 alkaen Teams-yhteydellä. Kokouksessa päätetään ohjausryhmän puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Sovitaan tuleva aikataulu, kokoukset pidetään pääsääntoisesti klo 8-16 välillä. Sovitaan muista kokous työskentelyyn liittyvistä toimintatavoista. Sekä päätetään keitä ohjausryhmä haluaa kuulla tarjouspyyntömateriaalin valmistelun tueksi.
Päätös
Tekninen lautakunta kävi keskustelun ohjausryhmän kokoonpanosta ja
- nimeää toteutussuunnittelun ohjausryhmän keittiö/ruokala-hankkeelle: tekninen johtaja Ville Partio (ylläpitopäällikkö Ann-Christine Wallén), lukion rehtori Jyrki Taumala, yhtenäiskoulun rehtori Päivi Häkkinen, Berater Oy:n edustaja Antti Veijalainen, Järvi-Saimaan palvelut Oy / Mia Hassinen (Minna Ahonen), Tapio Pesonen (Jaana Lopperi), Jani Paasonen (Ulla Sohlman), Markku J. Lamponen (Sari Lantta), pöytäkirjanpitäjä palvelupäällikkö Marjo Siiriäinen sekä kunnanjohtaja Juho Järvenpää läsnäolo- ja puheoikeudella,
- päättää, että ohjausryhmän järjestäytymiskokous pidetään 20.6 klo 13 teams-yhteydellä. Kokouksessa käsitellään puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta, sovitaan kokousaikataulu ja muut kokouskäytänteet sekä päätetään keitä ohjausryhmä haluaa kuulla tarjouspyyntömateriaalin valmistelun tueksi.