Kuvaus
Mäntyharjun kunnalla on käytössään merkittävä määrä analogisessa muodossa olevia asiakirja-aineistoja, joita säilytetään useissa tiloissa. Kunnan käytettävissä olevat arkistotilat eivät kaikilta osin vastaa nykyisiä pitkäaikaiselle asiakirjojen säilyttämiselle asetettuja vaatimuksia, ja paperimuotoisten aineistojen käyttö, hallinta sekä tiedonhaku aiheuttavat toiminnallisia, tietoturvallisia ja resurssien käyttöön liittyviä haasteita.
Mäntyharjun kunnan hallinto- ja talousjohtaja neuvotteli marraskuussa 2025 HankintaPartners Oy:n kanssa päätearkiston digitoinnin ja pitkäaikaissäilytystilan kartoittamisesta ja kilpailuttamisesta. Kunta sai HankintaPartners Oy:ltä 19.11.2025 päivityn tarjouksen, joka ei johtanut hankintaan.
Tämän jälkeen kunnassa on valmisteltu omana työnä sähköisen arkistoinnin ja digitoinnin käyttöönottoa sekä arvioitu vaihtoehtoisia toteutusmalleja sähköisen pitkäaikaissäilytyksen järjestämiseksi. Valmistelussa on tunnistettu tarve kilpailuttaa sähköisen arkistoinnin ratkaisu sekä siihen liittyvät mahdolliset digitointi- ja pitkäaikaissäilytyspalvelut.
Valmistelussa on huomioitu 1.7.2026 voimaan tullut arkistointilain (529/2026) uudistus. Uuden lain mukaan viranomaisen tulee suunnitella asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointi osana tiedonhallintaa siten, että tietoaineistojen säilyvyys, käytettävyys ja hallittavuus voidaan turvata niiden koko elinkaaren ajan. Samassa yhteydessä muutettu tiedonhallintalaki (906/2019) edellyttää, että tiedonhallintamalliin sisällytetään tiedot arkistoinnista, arkistoinnissa käytettävistä järjestelmistä ja tietoaineistojen hävittämisestä siirtymäajan päättyessä 1.1.2028 alkaen. Kunnan on huolehdittava, että käytettävät ratkaisut mahdollistavat lainsäädännön ja määräysten mukaisen asiakirjojen hallinnan, digitoinnin, säilyttämisen ja arkistoinnin.
Valmistelutyön pohjalta kunta pyysi päivitetyn tarjouksen sähköisen arkistoinnin kilpailuttamisesta HankintaPartners Oy:ltä, joka saapui kuntaan 1.9.2026.
Kilpailutuksen tavoitteena selvittää markkinoilla olevat vaihtoehdot ja kilpailuttaa kunnan tarpeisiin parhaiten soveltuva ratkaisu avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita noudattaen.
Hankinnan valmistelussa arvioidaan muun muassa ratkaisujen toiminnallisuudet, tietosuoja- ja tietoturvaominaisuudet, pitkäaikaissäilytyksen järjestäminen, aineistojen siirrettävyys, metatietojen hallinta, käyttöoikeuksien hallinta sekä yhteensopivuus kunnan nykyisten tietojärjestelmien kanssa. Samalla selvitetään mahdollisuudet hyödyntää kansallisia arkistointiratkaisuja sekä varmistetaan, ettei kunta sitoudu perusteettomasti yksittäiseen toimittajaan tai teknologiaan.
Kilpailutuksen valmistelun asiantuntijapalvelun hankkiminen on perusteltua, koska sähköisen arkistoinnin ratkaisut muodostavat sekä teknisesti että hankintalainsäädännön näkökulmasta vaativan kokonaisuuden.
Ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen parantaa markkinatuntemusta, varmistaa kilpailutusasiakirjojen asianmukaisen valmistelun ja tukee kuntaa hankintamenettelyn läpiviennissä. Lopullinen päätös kilpailutusasiakirjojen sisällöstä, hankinnan laajuudesta ja tarjouspyynnön julkaisemisesta säilyy kuitenkin kunnalla.
Hallintosäännön (29b §) mukaan hallinto- ja talousjohtaja päättää toimialansa määrärahojen puitteissa palveluiden ja asiantuntijapalveluiden hankinnasta hyväksyttyjen hankintaperiaatteiden mukaisesti.