Sivistyslautakunta, kokous 21.9.2022

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 84 Koulukuljetusten kilpailutuksen periaatteet

MjuDno-2020-792

Aikaisempi käsittely

Sivistyslautakunta, 15.12.2020

Valmistelija

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Kuvaus

Sansia Oy on kuntien ja kuntayhtymien omistama omistajilleen hankintapalveluja ja toimitusketjun ohjauspalveluja inhouse -toimintaperiaatteella tuottava yhtiö. Yhtiön toimialana on tuottaa kuntien, kuntayhtymien ja muiden vastaavien hankintayksiköiden hankintapalveluja hankintalain mukaisena yhteishankintayksikkönä (hankintalain säätelemää toimintaa).

Sansia Oy kilpailuttaa asiakkaan puolesta tarvittavat palvelut eikä sen palvelujen käytöstä kilpailutuksissa liity kunnalle erillisiä kustannuksia. Yhtiön tulorahoitus rakentuu hankintakilpailujen voittajien hankita-aikana maksamiin korvauksiin.

Sansia Oy kilpailutti Mäntyharjun kunnalle koulukuljetukset edellisen kerran vuonna 2016.

Hallintosäännön 23§ mukaan toimialajohtaja päättää hankinnoista talousarvion ja kunnanhallituksen hyväksymän hankintaohjeen mukaisesti. Koulukuljetusten vuosittainen budjetti on noin 880 000 euroa eli EU-kynnysarvon ylittävä, joten se on hankintalainsäädännön mukaan kilpailutettava EU:n laajuisesti direktiivien mukaisella menettelyllä. Kilpailutuksesta on tehty toimeksianto Sansia Oy:lle. Uudet kuljetussopimukset on tarkoitus ottaa käyttöön 1.8.2021 alkaen. Asiointiliikenteen kilpailutus on liitetty samaan kilpailutukseen koulukuljetusten kanssa.

Kilpailutusta varten koulukuljetuksista on tehty syksyn 2020 aikana reittisuunnittelua ja tarkasteltu kilpailutusvaihtoehtoja Movit Oy:n kanssa. Tarkastelun tuloksia esitellään lautakunnalle kokouksessa. Esittelijänä Movit Oy:n Juho Kukkonen.

Lautakunta tekee päätöksen kilpailutuksen periaatteista tammikuun kokouksessa.

Päätösehdotus

Esittelijä

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Lautakunta käy lähetekeskustelua koulukuljetusten kilpailutuksen periaatteista.

Päätös

Lautakunta kävi asiasta lähetekeskustelun.

Sivistyslautakunta, 25.1.2021

Valmistelija

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Kuvaus

IntoIT on saanut valmiiksi selvityksensä Mäntyharjun koulukuljetuksista (oheismateriaali) tukemaan koulukuljetusten kilpailuttamisen periaatteista päättämistä. Selvityksessä on tarkasteltu erilaisia kuljetuskokonaisuuksia ja niiden toteuttamista (mm. kaluston määrä).

Koulukuljetukset esitetään kilpailutettavaksi seuraavin periaattein:

  • Kuljetuskokonaisuus kilpailutetaan 13 auton (kohteen) kokonaisuutena. Kohteet ovat erillisiä/tarjotaan erillisinä, mutta yksi yhdistelmäkohde mahdollinen (autokoko 19-23 paikkaa).
  • Kohteet määritellään suunnittain, eli käytännössä auton aloitus- ja lopetuspaikan mukaan. Kohteita ei sidota yksiselitteisesti reitteihin.
  • Kohteille luvataan takuukilometrit, jotka maksetaan riippumatta siitä, ajetaanko kyseisiä kilometrejä kokonaisuudessaan.
  • Kilpailutusta varten annetaan liikennöitsijöille ensi syksyn suunnitellut reitit, mutta kuntaa ei sidota näihin sopimuksella, vaan ne ovat ohjeellisia arvioita.
  • Kilpailutus koskee lukuvuosia 2021-2022, 2022-2023, 2023-2024 ja lisäksi mahdollisuus kahteen optiovuoteen (2024-2025, 2025-2026).

Päätösehdotus

Esittelijä

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Sivistyslautakunta velvoittaa sivistysjohtajan kilpailuttamaan koulukuljetukset seuraavin periaattein:

  • Kuljetuskokonaisuus kilpailutetaan 13 auton (kohteen) kokonaisuutena. Kohteet ovat erillisiä/tarjotaan erillisinä, mutta yksi yhdistelmäkohde mahdollinen (autokoko 19-23 paikkaa).
  • Kohteet määritellään suunnittain, eli käytännössä auton aloitus- ja lopetuspaikan mukaan. Kohteita ei sidota yksiselitteisesti reitteihin.
  • Kohteille luvataan takuukilometrit, jotka maksetaan riippumatta siitä, ajetaanko kyseisiä kilometrejä kokonaisuudessaan.
  • Kilpailutusta varten annetaan liikennöitsijöille ensi syksyn suunnitellut reitit, mutta kuntaa ei sidota näihin sopimuksella, vaan ne ovat ohjeellisia arvioita.
  • Kilpailutus koskee lukuvuosia 2021-2022, 2022-2023, 2023-2024 ja lisäksi mahdollisuus kahteen optiovuoteen (2024-2025, 2025-2026).

Päätös

Hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Asiasta käydyn keskustelun aikana Seppo Kettunen ehdotti sivistyslautakunnan päätökseksi jatkaa nykyisillä sopimuksilla siten, että sopimuksiin tehdään indeksikorotukset. Esitystä ei kannatettu. 

Sivistyslautakunta, 20.4.2021

Valmistelija

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Kuvaus

Sivistyslautakunta päätti koulukuljetuksen kilpailutuksen periaatteista kokouksessaan 25.1.2021 § 11. Mäntyharjun koulukuljetukset kilpailutetaan siten, että uudet kuljetussopimukset tulevat voimaan 1.8.2021. Päätöksen mukaan koulukuljetukset kilpailutetaan seuraavin periaattein:

  • Kuljetuskokonaisuus kilpailutetaan 13 auton (kohteen) kokonaisuutena. Kohteet ovat erillisiä/tarjotaan erillisinä, mutta yksi yhdistelmäkohde mahdollinen (autokoko 1923 paikkaa).
  • Kohteet määritellään suunnittain, eli käytännössä auton aloitus ja lopetuspaikan mukaan. Kohteita ei sidota yksiselitteisesti reitteihin.
  • Kohteille luvataan takuukilometrit, jotka maksetaan riippumatta siitä, ajetaanko kyseisiä kilometrejä kokonaisuudessaan.
  • Kilpailutusta varten annetaan liikennöitsijöille ensi syksyn suunnitellut reitit, mutta kuntaa ei sidota näihin sopimuksella, vaan ne ovat ohjeellisia arvioita.
  • Kilpailutus koskee lukuvuosia 2021-2022, 2022-2023, 2023-2024 ja lisäksi mahdollisuus kahteen optiovuoteen (2024-2025, 2025-2026).

Kokouksessa käydään läpi kilpailutuksen materiaali.

Lautakunta on päättänyt oppilaskuljetuksissa noudatettavista periaatteista kokouksessaan 18.2.2020 § 11.

Lautakunta keskustelee periaatteiden tulkinnoista kuntalaispalautteissa esiin tulleiden huomioiden pohjalta.

Päätösehdotus

Esittelijä

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Lautakunta käy keskustelua koulukuljetusten kilpailutuksesta ja oppilaskuljetuksissa noudatettavista periaatteista.

Päätös

Hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Lautakunta kävi keskustelun koulukuljetusten kilpailutuksesta ja oppilaskuljetuksissa noudatettavista periaatteista. Keskustelun pohjalta laadittiin tiedote (liite 1).

Valmistelija

  • Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Kuvaus

Sansia Oy on irtisanonut Mäntyharjun kunnan koulukuljetuksia koskevan sopimuksen Majet Oy:n kanssa 16.9.2022. Irtisanominen tuli voimaan välittömästi. Nykyiset koulukuljetussopimukset pysyvät muilta osin voimassa (sopimushallinta Sansia Oy:llä) ja kunta ryhtyy valmistelemaan irtisanottujen reittien kilpailutusta. Tavoitteena on aloittaa uuden sopimuksen mukaiset ajot 1.2.2023.

Irtisanomisesta johtuen kunta tekee suorahankintaa seuraavasti: ensimmäinen suorahankinta ajalle 19.9.-.20.10.2022 ja toinen ajalle 21.10.2022-31.1.2023. Suorahankinnat tehdään 11 linjasta (C, D, E, F, G2, H, J, K, L, M, ja N). Suorahankintoja voidaan tehdä vain sille ajalle, jonka uuden kilpailutuksen tekeminen vaatii.

Koska kunnalla on yhä voimassa kolme koulukuljetuksiin liittyvää sopimusta lukuvuosille 2022-2023, 2023-2024 ja 2024-2025 sekä kahdelle optiovuodelle, uuden sopimuksen voimassaoloajaksi esitetään vastaavia ajanjaksoja. Tarkoituksena on, että kaikki koulukuljetukset kilpailutetaan samanaikaisesti tämän sopimuskauden jälkeen.

Kunnan hankintaohjeen mukaisesti valtuusto tekee päätöksen hankinnasta, jonka kokonaisarvo ylittää 500.000 euroa. Sivistyslautakunta tekee esityksen koulukuljetusten kilpailutuksen periaatteista kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle päätettäväksi.

Vuoden 2021 kilpailutuksen tarjouspyyntö- ja sopimusluonnokset ovat oheismateriaalina.

Uusi kilpailutus olisi hyvä laatia siten, ettei siitä aiheutuisi kesken lukuvuoden aikataulu tai reittimuutoksia. Suorahankinnat eivät aiheuta muutoksia nykyisiin koulukuljetusreitteihin tai aikatauluihin.

 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Lautakunta laatii koulukuljetusten kilpailutuksen periaatteet ja antaa ne kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle päätettäväksi.

Päätös

Sivistyslautakunta esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle, että koulukuljetusten kilpailutuksessa ja koulukuljetussopimuksessa tulee huomioida seuraavat asiat:

  • Kuljetuskaluston vähimmäisvaatimukset:
    • Linja-autot Euro-5
    • Henkilöautot Euro-6
    • Pisteytys siten, että vähimmäisvaatimukset ylittävällä uudemmalla kalustolla saa enemmän pisteitä (esim. 0-6 pistettä)
  • kilpailutus toteutetaan nykyisten reittilinjojen mukaisesti
  • kalustovaatimuksen, aikataulujen noudattamisen ja muiden nyt havaittujen ongelmien sanktiointi erikseen hankintasopimukseen (mahdollisimman korkea)
  • kaluston tarkastaminen/katselmointi ennen reittien ajon alkamista – hankintasopimus voimaan ennen reittien ajon alkua
  • sopimuksen liitteeksi vaaditaan kalustoluettelo
  • pyyntö referenssien ilmoittamisesta tarjouspyyntöä tukevana asiakirjana
  • mahdollisten ongelmien selvittelyn sanktiointi (palveluntuottaja maksaa tilaajan kulut laatuongelmien selvittelyyn/ratkaisuihin liittyen)
  • kuljettajien varahenkilöjärjestelyt huomioitava esim. tarjoajan selvityksellä
  • sopimukseen sakko palveluntuottajalle jos sopimus joudutaan irtisanomaan ehdottomien vaatimusten laiminlyönnistä johtuvasta syystä
  • palveluntoimittajilta edellytetään omavalvontaa ja raportointia. Tilaaja suorittaa valvontaa (auditointi) koko sopimuskauden ajan
  • havaittu puute/laiminlyönti reklamoidaan välittömästi ja annetaan mahdollisimman lyhyt aika korjata ongelma/puute/laiminlyönti
  • Merkittävä puute/laiminlyönti sanktioidaan välittömästi
  • SY:n hankintaneuvojan konsultointi seuraavan hankinnan valmisteluvaiheessa
  • lautakunnan esitys annetaan Sansian kommentoitavaksi ennen kunnanhallituksen päätöstä
  • Kilpailutus ja sopimushallinta Sansia Oy:lle

Tiedoksi

Kunnanhallitus

Oheismateriaali

Sopimusluonnos_325943_260421.pdf.pdf (pdf, 142 kt)
Tarjouspyyntöluonnos_325943_260421.pdf.pdf (pdf, 339 kt)

Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto

 

Oikaisuvaatimus / kunnallisvalitus

Tästä päätöksestä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)