Valmistelija
Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi
Kuvaus
Mäntyharjun kunnassa on ollut keskusteluja kunnantalon tulevaisuudesta ja tarpeesta löytää kunnantalon toiminnoille korvaava tilaratkaisu. Muutotarpeen takana on nykyisen kunnantalon kunto, erityisesti sisäilman osalta, sekä nykytarpeeseen liian suuret tilat.
Tilanne on ollut esillä kunnantalon henkilöstön ja yhteistyötoimikunnan kanssa. Osalla henkilöstöä nykyinen tila aiheuttaa oireita, joihin työnantajan tulee reagoida jo työturvallisuuslain perusteella.
Tilaratkaisuista on laadittu liitteenä oleva yhteenveto. Vaihtoehtoja on tarkasteltu tilojen terveellisyyden, toimivuuden ja kustannusten kannalta. Oleellista on huomata, että eri ratkaisuilla on hyvin erilainen aikataulu. Nykyisen kunnantalon elinkaari nykymuodossa on päätepisteessa, asia on hoidettava viivytyksettä.
Asian eteneminen varmistetaan siten, että kunnanhallitus valitsee esitetyistä vaihtoehdoista tarkempaan suunnitteluun lähtevän mallin, antaa tekniselle johtajalle toimeksiannon vaihtoehdon toteuttamisen yksityiskohtien selvittämisestä ja asettaa em. toimenpiteille aikataulun. Toimeksianto sisältää valitun vaihtoehdon osalta tilojen suunnittelun, kustannusarvion laatimisen ja mahdollisen kilpailuttamisen.
Vertailua: hankitaan uusi noin 450 m2 siirtokelpoinen rakennus tai vuokrataan noin 700 m2 eri puolilta kuntaa vanhoja tiloja
Perustelut:
1. Käyttötarkoitus ja suunniteltu tehokkuus: Uusi siirtokelpoinen rakennus on suunniteltu täsmälleen kunnan tarpeisiin, mikä mahdollistaa tilojen optimaalisen käytön ja toiminnan tehokkuuden. Vanhat tilat ovat lähtökohtaisesti vanhoja ja niiden tilasuunnittelu ei välttämättä vastaa tämän päivän tarpeita. Uudet tilat tarjoavat mahdollisuuden joustavaan ja tehokkaaseen tilojen käyttöön ilman tarvetta laajamittaisille muutoksille tai remonteille.
2. Sisäilmaongelmat ja riskit: Vanhojen vuokrattavien tilojen käyttöön liittyy sisäilmaongelmien riski, erityisesti kun kyseessä ovat vanhat rakennukset, jotka vaativat mahdollisesti kalliita korjauksia. Sisäilmaongelmat voivat aiheuttaa terveysongelmia ja johtaa toimintahäiriöihin. Uudet tilat ovat puhtaita ja turvallisia, ja ne minimoivat sisäilmaongelmien riskin. Nykyisissä tiloissa altistuneet ja oireilevat reagoivat helposti muissakin ongelmatiloissa.
3. Kustannukset: Vaikka uudet tilat maksavat enemmän kuin vuokratilat neliömetriä kohti, ne voivat silti olla kokonaiskustannuksiltaan edullisempia. Tilantarve on tilatehokkuudesta johtuen vähäisempi. Vuokratilojen hinta voi nousta huomattavasti, koska niihin tarvitaan luvan vaatimia muutoksia ja parannuksia. Uudet tilat ovat valmiiksi käyttötarkoitukseen suunniteltuja, eikä niihin tarvitse tehdä lisäinvestointeja. Vuokranantaja haluaa todennäköisesti pitkän vuokrasopimuksen, jos kustannuksellaan tilojaan muokkaa. Tai vaihtoehtoisesti kunta tekee ison investoinnin toisen omistamiin tiloihin. Siirtokelpoinen rakennus helpottaa erittäin hankalasti ennustettava tilantarpeen muutosta 10 vuoden ajanjaksolla.
4. Myyntimahdollisuus: Siirtokelpoinen rakennus voidaan myydä eteenpäin, jos kunnan tilantarve muuttuu. Tämä mahdollistaa joustavuuden ja säästöt pitkällä aikavälillä. Vuokratilojen suhteen tällainen vaihtoehto ei ole käytettävissä.
5. Työympäristö ja työhyvinvointi: Omien työhuoneiden yhdistäminen etätöihin tarjoaa useita etuja verrattuna isoon avokonttoriin:
- Yksityisyys ja keskittyminen: Työntekijät voivat työskennellä keskittyneemmin omassa tilassaan ilman jatkuvia häiriöitä.
- Tietoturva: Omista työhuoneista on helpompi luoda tietoturvallisia tiloja, erityisesti jos käsitellään arkaluonteista tietoa.
- Työntekijöiden hyvinvointi: Yksityiset työhuoneet tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden luoda henkilökohtaisempi ja mukavampi työympäristö, mikä voi parantaa työhyvinvointia ja tuottavuutta.
- Etätyön tuki: Omien työhuoneiden avulla myös etätyö on helpompi järjestää. Läsnäoloa vaativiin työtehtäviin saadaan järjestettyä tila jossa on työskentelyrauha. Työhuoneiden käyttö voidaan aikatauluttaa ja tilojen joutokäynti vähenee.
- Henkilöstölle tehty kysely, jonka perusteella saadaan tilantarve optimoitua tarpeen mukaiseksi.
- Työympäristö ja työhyvinvointi: Omien työhuoneiden yhdistäminen etätöihin tarjoaa useita etuja verrattuna isoon avokonttoriin:
- Yksityisyys ja keskittyminen: Työntekijät voivat työskennellä keskittyneemmin omassa tilassaan ilman jatkuvia häiriöitä.
- Tietoturva: Omista työhuoneista on helpompi luoda tietoturvallisia tiloja, erityisesti jos käsitellään arkaluonteista tietoa.
- Työntekijöiden hyvinvointi: Yksityiset työhuoneet tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden luoda henkilökohtaisempi ja mukavampi työympäristö, mikä voi parantaa työhyvinvointia ja tuottavuutta.
- Etätyön tuki: Omien työhuoneiden avulla myös etätyö on helpompi järjestää. Läsnäoloa vaativiin työtehtäviin saadaan järjestettyä tila jossa on työskentelyrauha. Työhuoneiden käyttö voidaan aikatauluttaa ja tilojen joutokäynti vähenee.
- Henkilöstölle tehty kysely, jonka perusteella saadaan tilantarve optimoitua tarpeen mukaiseksi.
Yhteenvetona uuden siirtokelpoisen rakennuksen hankinta tarjoaa pitkällä aikavälillä kustannustehokkaamman ja toiminnallisemman vaihtoehdon verrattuna vanhojen vuokratilojen käyttöön. Lisäksi se parantaa työntekijöiden työympäristöä, työturvallisuutta ja tukee kunnan tietoturva- ja joustavuustarpeita. Tämä ehdotus perustuu sekä taloudellisiin että toiminnallisiin näkökohtiin ja pitkän aikavälin kestävyyteen. Kokonaisuus sisältää ns. omia huoneita, jaettuja huonetta, tilaa pöydänkulmapaikoille, jakoseinällä muokattavaa tauko/kokoustilaa sekä teknistä tilaa.
Tutkimusten mukaan avokonttoreiden tulisi jäädä historiaan ja paluu yksityishuoneisiin tai etätyön lisääminen olisi paras ratkaisu työntekijöiden hyvinvoinnin kannalta. Uupumus sekä henkinen rasitus mikä avokonttorin melusta tulee, koetaan häiritsevänä.
Uusien toimistojen tulisikin olla joustavia monitilaympäristöjä, joissa työntekijöillä on mahdollisuus etätyöhön sekä hiljaisten huoneiden käyttöön. Hiljaiset huoneet estävätkin paljon esimerkiksi puhelimessa puhumisesta tulevaa ylimääräistä melua työympäristössä.
Lisäksi:
- Aikajänne uusien saneerattujen tilojen valmistumiselle olemassa oleviin rakennuksiin on 4v ja eteenpäin.
- Hyvinvointialueella ei todennäköisesti ole jatkossa tarvetta koko hyvinvointikeskuksen tiloille. Miltä osin tiloja vapautuu, ei ole vielä selvillä ja soveltuvatko vapautuvat tilat edes käyttötarkoitus muokattuna kunnantalon tiloiksi on siis epäselvää.
- Nykyisen kunnantalon käyttö tulee loppumaan niin pian kuin mahdollista. Nykyisissä tiloissa toiminta ei voi jatkua.
Kustannuksista:
Uudet tilat 10 v rahoitus ja 10 % jäännösarvo ~23 €/m2/kk 450 m2 = Rahoituskuluineen 10 350 €/kk (+ylläpito). Ei negatiivista vaikutusta talousarvion käyttötalousosaan. 10 v päästä rakennus oma ja edelleen myytävissä. Kulut laskee huomattavasti joka tapauksessa. Uusi tila käytettävissä 7/-24 (Arvio kustannuksista saatu yhdestä paikasta, vasta tarjouksista saadaan varma tieto.)
Vuokratilat jakautuvat useaan kohteeseen ja ainakin isommat tilat vaativat muutosluvan ja lupaehtojen noudattaminen edellyttää muutoksia tiloihin ja talotekniikkaan. 10 €/m2 + remontti -> pitkä vuokrasopimus. (remontointi-/muutoskulut 250 000 €) – ”OP:n” tilat 567+70 m2 10€/m2+muutoskulut. 6370 €/kk + muutoskulut. Ei pysäköintitilaa. Lisäksi osa toiminnoista sijoitettava toisaalle. Lisäksi tilat useammalle tulostimelle sekä useammat taukotilat.
Uusi tila osa varautumissuunnitelmaa.
Nykyisen kunnantalon kulut 149 000 €/v (purkukustannukset 400 000 €).
Terveysasemalle saneeraus: Nykyisten tilojen käyttö jatkuisi ainakin 4 v. Väistötilat välttämättömät.
Päätös
Hyväksyttiin kunnanjohtajan täydennetty päätösehdotus, joka on seuraava:
Kunnanhallitus
1. antaa tekniselle johtajalle toimeksiannon selvittää
1.1 tulevan kunnantalon toteuttamista siirtokelpoisen noin 450 m2:n rakennuksen mukaisesti ja
1.2 olemassa olevat vuokratilaratkaisut kunnantaloksi;
2. toteaa, että suunnitelmat ja kustannusarviot tulee tuoda kunnanhallituksen käsiteltäväksi huhtikuun 2024 loppuun mennessä.
Tekninen johtaja Ville Partio ja vs. sivistysjohtaja Jari Hautamäki (Teams-yhteyden kautta) olivat saapuvilla asian käsittelyn ajan.
Kokouskäsittely
Kunnanjohtaja täydensi päätösehdotustaan kohdalla 1.2 seuraavaksi:
Kunnanhallitus
1. antaa tekniselle johtajalle toimeksiannon selvittää
1.1 tulevan kunnantalon toteuttamista siirtokelpoisen noin 450 m2:n rakennuksen mukaisesti ja
1.2 olemassa olevat vuokratilaratkaisut kunnantaloksi;
2. toteaa, että suunnitelmat ja kustannusarviot tulee tuoda kunnanhallituksen käsiteltäväksi huhtikuun 2024 loppuun mennessä.