Kuvaus
Mäntyharjun kunnan toimielimien kokousmenettylyistä määrätään kunnan 1.6.2025 voimaantulleen hallintosäännön 18. luvussa ( § 133 -160) seuraavaa:
134 § Toimielimen päätöksentekotavat
Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla tai sähköisen yhteyden avulla. Varsinaisessa kokouksessa käytetään sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää. Toimielin pitää kokouksensa sähköisessä toimintaympäristössä, jolloin kokoukseen osallistutaan videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa käyttäen (sähköinen kokous). Toimielimen jäsenellä on oikeus osallistua kokoukseen sähköistä toimintaympäristöä käyttäen. Kokouskutsussa on mainittava, jos osa kokousasioista käsitellään suljetussa kokouksessa. Toimielin voi tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Kunnanhallitus tai sen nimeämä henkilö vastaa, että sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat ajantasaisia ja tietoturvallisia lakien edellyttämällä tavalla.
137 § Kokousaika ja -paikka
Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.
138 § Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Toimielimen jäsenille on kokouskutsussa ilmoitettava verkko-osoite sähköistä osallistumista varten. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksen- tekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu lähetetään, mikäli mahdollista, vähintään 4 kalenteripäivää ennen kokousta. Toimielin voi päättä esityslistan toimittamisesta varajäsenille.
139 § Sähköinen kokouskutsu
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä henkilö vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.
140 § Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla
Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.
150 § Esittelijä
Rakennuslautakunnan esittelijä on rakennustarkastaja.
Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen esittelijänä toimii hänen sijaisekseen määrätty.
159 § Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokousta. Mikäli pöytäkirjantarkastaja kieltäytyy tai on muuten estynyt tarkastamasta toimielimen pöytäkirjaa, pöytäkirja tarkastetaan toimielimen välittömästi seuraavassa kokouksessa.
160 § Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle
Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioonottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa. Lautakunta voi antaa tarkentavaa ohjeistusta omalla toimialallaan.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Pasi Hinkkuri, rakennustarkastaja, pasi.hinkkuri@mantyharju.fi
Rakennuslautakunta keskustelee kokouksen ajankohdasta vaihtoehtoina torstai klo. 14.00 tai perjantai klo. 9.00 alkaen, virka-aikana yhdistysmishallituksen päättämien säästötoimenpiteiden mukaisesti.
Rakennuslautakunta päättää, että
- toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla tai sähköisen yhteyden avulla. Varsinaisessa kokouksessa käytetään sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää,
- rakennuslautakunnan kokoukset pidetään tarvittaessa ________________ alken puheenjohtajan määräämässä paikassa, sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana,
- toimielimen sihteeri lähettää kokous- ja kalenterikutsut sähköisesti kullekkin lautakunnan jäsenelle, tarvittaessa varajäsenelle ja kunnahallituksen edustajalle, sekä kunnanhallituksen puhenjohtajalle ja kunnanjohtajalle mikäli mahdollista, neljä päivää ennen kokousta,
- toimielimen jäsenen on ilmoitettava toimielimen sihteerille, mikäli hän ei pääse kokoukseen, jonka jälkeen toimielimen sihteeri ilmoittaa varajäsenelle ja lähettää kokous- ja kalenterikutsut sähköisesti,
- kokousten esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla, ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä,
- kokouksen esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit,
- pöytäkirjan tarkastajina toimivat jäsenet vuorollaan aakkosjärjestyksen mukaisesti,
- kokouksesta laadittu pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimus- ohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla www-sivuilla tarkastamisen jälkeen,
- kokouksissa esittelijä toimii rakennustakastaja, hänen ollessa poissa tai esteellinen esittelijänä toimii tekninen johtaja,
- toimielimen sihteerinä ja kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii palvelusihteeri.