Valmistelija
Suvi Pirnes-Toivanen, sivistysjohtaja, suvi.pirnes-toivanen@mantyharju.fi
Kuvaus
Mäntyharjun kunnan 1.6.2017 voimaan tulleen hallintosäännön 15. luvussa määrätään kokousmenettelystä seuraavaa:
§ 118 Kokousaika ja -paikka
Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä perua kokouksen.
§ 119 Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu lähetetään mikäli mahdollista vähintään 4 päivää ennen kokousta.
§ 120 Sähköinen kokouskutsu
Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti. Tällöin kunnanhallitus tai sen nimeämä henkilö vastaa siitä, että tähän tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä.
§ 121 Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla
Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksitttäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-interessit.
§ 139 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
§ 140 Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle
Kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kun kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Hallintosäännön 5 luvun 22 §:n mukaisesti sivistysjohtaja toimii sivistyslautakunnan esittelijänä.
Päätösehdotus
Esittelijä
Suvi Pirnes-Toivanen, sivistysjohtaja, suvi.pirnes-toivanen@mantyharju.fi
Sivistyslautakunta päättää, että
1.sivistyslautakunnan kokoukset pidetään kokouksessa käydyn keskustelun pohjalta päätettävänä ajankohtana sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana,
2.kokouskutsu lähetetään sähköpostina kullekin lautakunnan jäsenelle, sekä tarvittaessa varajäsenelle, kunnanhallitukselle ja kunnanjohtajalle neljä päivää ennen kokousta,
3.kokousten esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla,
4.pöytäkirjantarkastajina toimivat jäsenet vuorollaan aakkosjärjestyksen mukaisesti,
5.kokouksesta laadittu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintosihteerin huoneessa neljäntenä kokouksen jälkeisenä kunnantalon aukiolopäivänä klo 9-15 sekä julkaistaan kunnan www-sivuilla,
6.kokouksissa pöytäkirjanpitäjänä toimii hallintosihteeri Arja Leppäkumpu ja
7. nuorisovaltuuston edustaja kutsutaan kokouksiin puhe- ja läsnäolo-oikeudella.
Päätös
Sivistyslautakunta
1. päätti, että lautakunnan kokoukset pidetään pääsääntöisesti kuukauden kolmantena tiistaina alkaen klo 18.00 sekä tarvittaessa puheenjohtajan määräämänä muuna ajankohtana
2. hyväksyi päätösehdotuksen kohdat 2-7 muutoksitta.