Sivistyslautakunta, kokous 23.3.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 31 Sivistystoimen hallinnoimien tilojen varausperiaatteet

MjuDno-2020-747

Aikaisempi käsittely

Sivistyslautakunta, 17.11.2020

Valmistelija

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Kuvaus

Käynnissä olevassa kunnan kiinteistöihin liittyvässä kehittämishankkeessa yhtenä tavoitteena on kunnan tilojen käytön tehostaminen. Sivistyspalveluissa on tarkasteltu mm. sitä, miten tiloissa voitaisiin mahdollistaa ja edistää kunnan oman toiminnan ulkopuolista käyttöä. Lisäksi Kisalan käyttöönotto vaatii erilaisten tiloihin liittyvien käytänteiden tarkastamista.

Tilakäytön ohjeistusten ja varaamiskäytäntöjen päivittämisen lisäksi, tilojen vuokraamisen hinnasto sekä maksuryhmät on päivitettävä. 

Kunnan hallintosäännön mukaan (§ 22) lautakunta päättää maksuista, taksoista ja tilavuokrista.

Tilavarauksen ohjeistuksesta, hinnastosta ja maksuryhmistä käydään lautakunnassa lähetekeskustelu, jonka jälkeen ohjeistus valmistellaan päätettäväksi joulukuun lautakuntaan.

Päätösehdotus

Esittelijä

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Lautakunta merkitsee tiedoksi tilavarauksen ohjeistuksen.

Päätös

Hyväksyttiin.

Sivistyslautakunta, 15.12.2020

Valmistelija

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Kuvaus

Sivistyspalveluissa on tarkasteltu sen hallinnoimien tilojen käytön tehostamista. Tarkastelussa on mm. se, missä kaikissa tiloissa voitaisiin mahdollistaa ja edistää kunnan oman toiminnan ulkopuolista käyttöä. Sivistyspalvelut ovat laatineet tilojen käyttöön ohjeistuksen, joka sisältää varaamiskäytänteet ja vastuut. Tilavarauksen ohjeistuksesta, hinnastosta ja maksuryhmistä käytiin marraskuun lautakunnassa lähetekeskustelu.

Tilakäytön ohjeistus sisältää  kuvauksen tilojen varaamisen käytänteistä (vakiovuorot, yksittäisvuorot, tapahtumat ja ottelut). 

Ohjeistuksessa on esitetty vakiovuorojen myöntämisen hierarkiaksi:

a) sivistystoimen oma toiminta tai kunnan järjestämä tilaisuus (mm. Opetus, KV/KH)

b) yhteistyökumppanit, joiden toiminta on taiteen perusopetusta tai sivistystoimen muun alan toimintaa (esim. musiikkiopisto tai kuvataidekoulu)

c) Muut kunnan yksiköt (esim. lautakunnat)

d) Mäntyharjuun rekisteröityneet yhdistykset tai Mäntyharjussa toimivat yhdistykset, joiden toiminta kohdistuu lapsiin ja nuoriin tai erityisryhmiin (vammaiset, ikäihmiset, sotaveteraanit, siviiliveteraanit, työttömät).

e) Mäntyharjuun rekisteröityneet yhdistykset tai Mäntyharjussa toimivat yhdistykset, joiden toiminta kohdistuu yksinomaan aikuisiin

f) Mäntyharjulaiset yritykset, muut yhteisöt sekä mäntyharjulaiset yksityishenkilöt/ kaveriporukat

g) Ulkopaikkakuntalaiset yritykset, yhdistykset, yhteisöt ja yksityishenkilöt

Tilojen vuokrauksessa esitetään noudatettavaksi seuraavaa maksuporrastusta:

  1. Perushinta:
      • Yritykset
      • Yhdistykset
      • Yksityishenkilöt
      • Kaupallinen toiminta
  1. Maksuton käyttö
  • Mäntyharjun Yhtenäiskoulun oppilaille ja Mäntyharjun lukion opiskelijoille suunnattu toiminta
  • mäntyharjulaiset yhdistykset ja yhteisöt tai Mäntyharjussa toimivat yhdistykset, kun toiminta kohdistuu lapsiin ja alle 18-vuotiaisiin nuoriin. Ei koske ottelu-, kilpailu- tai tapahtumatoimintaa.
  • mäntyharjulaisten sotaveteraanien ja siviiliveteraanien yhdistysten toiminta
  • mäntyharjulaisten työttömien, ikäihmisten ja vammaisyhdistysten toiminta (erityisryhmät). Ei koske tapahtumatoimintaa.
  • kansalaisopiston ryhmien ja opiskelijoiden näyttelyt ja esitykset
  • kunnan yksiköiden oma toiminta

Tilojen käyttövuorojen maksut sisältävät normaalin siivouksen, sähkön ja veden.

Kunnan hallintosäännön mukaan (§ 22) lautakunta päättää maksuista, taksoista ja tilavuokrista. Tilojen käytöstä veloitettaksi esitetyt summat ovat tilavarausohjeistuksen liitteessä 2 – Hinnasto.

Päätösehdotus

Esittelijä

Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Sivistyslautakunta päättää, että

  1. Sivistystoimen hallinnoimien tilojen vakiokäyttövuoroja myönnetään soveltaen tilakäytön ohjeistuksessa ehdotettua myöntämishierarkiaa.

  2. Tilojen vuokrauksessa noudatetaan tilakäytön ohjeistuksessa ehdotettua maksuporrastusta

  3. Tilojen käytöstä peritään esityksen mukaiset hinnat (tilavarauksen liite 2 -Hinnasto).

  4. Tilojen varaaminen ja käyttö tapahtuu esitetyn tilavarausohjeistuksen mukaisesti.

Päätös

Sivistyslautakunta päättää, että

  1. Sivistystoimen hallinnoimien tilojen vakiokäyttövuoroja myönnetään soveltaen tilakäytön ohjeistuksessa ehdotettua myöntämishierarkiaa
  2. Tilojen vuokrauksessa noudatetaan tilakäytön ohjeistuksessa ehdotettua maksuporrastusta
  3. Tilojen käytöstä peritään kokouksessa työstetyn hinnaston mukaiset hinnat 
  4. Tilojen varaaminen ja käyttö tapahtuu kokouksessa työstetyn tilavarausohjeistuksen mukaisesti.

Kokouskäsittely

 

Asiasta käydyn keskustelun aikana tehtiin seuraavia tarkennuksia:

  • Ikäihmisillä tarkoitetaan tässä yhteydessä 65-vuotta täyttäneitä
  • Varaaminen on maksutonta alle 18-vuotiaille yksityishenkilöille
  • Lisätään E-passi, Smartum tmv. kulttuuri- ja liikuntaseteleillä maksamisen mahdollisuus
  • Kunta varaa maksuttomia liikuntavuoroja kuntalaisten käyttöön
  • Kulloinkin varattavana olevat tilat päivitetään erilliseen listaan sekä tilavarausjärjestelmään (kaikki tilat eivät ole aina varattavissa, esim. jotkut opetuskäytössä olevat tilat)

 

Tarkennuksia hinnastoon:

  • Aulatila muutetaan muotoon "Aulatila, sisältäen kuntoilulaitteet"
  • Erikseen neuvoteltaviin uuden salin käyttövarauksiin kuuluvat turnaukset ja muut kuin urheilutapahtumat
  • Padel -kentän hinnaksi muutetaan 16€/60min
  • Tenniskentän varauksen hinnaksi muutetaan 16€/60min
  • Ensilumenladun kausihinnaksi muutetaan 60€, kuukausihinta poistetaan
  • Askeleen tilojen varaushinnat täsmennetään myöhemmin
  • Tekojäärata: ***Tekojääradalle on varattu myös maksuttomia yleisövuoroja
  • Tekjäärata: **Tekojäävuoron hinta koskee varattuja vuoroja. Tekojää on vapaasti käytettävissä varattujen vuorojen ulkopuolella paitsi kentän vaatimien huoltotoimenpiteiden aikana.

 

Keskustelun jälkeen esittelijä muutti päätösehdotustaan seuraavasti:

Sivistyslautakunta päättää, että

  1. Sivistystoimen hallinnoimien tilojen vakiokäyttövuoroja myönnetään soveltaen tilakäytön ohjeistuksessa ehdotettua myöntämishierarkiaa
  2. Tilojen vuokrauksessa noudatetaan tilakäytön ohjeistuksessa ehdotettua maksuporrastusta
  3. Tilojen käytöstä peritään kokouksessa työstetyn hinnaston mukaiset hinnat 
  4. Tilojen varaaminen ja käyttö tapahtuu kokouksessa työstetyn tilavarausohjeistuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Kuvaus

Sivistyslautakunta on kokouksessaan 15.12.2020 (§89) hyväksynyt sivistystoimen hallinnoimien tilojen tilakäytön ohjeistuksen, hinnaston, vuorojen myöntämishierarkian sekä maksuporrastuksen. Timmi-tilavarausjärjestelmän käyttöönoton ja sen luomien mahdollisuuksien myötä on tullut tarve päivittää sääntöjä ja hinnastoa. 

Liitteinä on päivitetyt tilavarauksen ohjeistus sekä hinnasto. Ohjeistuksen osalta esitetään tehtäväksi mm. seuraavat muutokset:

  • Tarkennettu ohjeistus koskemaan ainoastaan sivistyspalveluiden hallinnoimia tiloja ja poistettu viitteet teknisen toimialan hallinnoimien tilojen osalta. 
  • Tarkennettu tilojen maksuttoman käytön ehtoja koskemaan yhdistysten ja yhteisöjen osalta ohjattua toimintaa.
  • Lisätty ohjeistus, mistä tilavarauksia koskeva ohjeistus on saatavilla (www.mantyharju.fi/tilavaraukset)
  • Tarkennettu vakiovuorojen hakuajaksi vuosittain maaliskuu, tarkennettu vakiovuorojen hakemusten käsittelyjärjestystä
  • Tarkennettu perumisehtoja ja käyttövuorojen maksutapoja.

Hinnaston osalta esitetään tehtäväksi mm. seuraavat muutokset:

  • Luotu käyttäjäryhmät 1-4, joiden hintakategoriat ovat pääsääntöisesti sivistyslautakunnan aikaisemmin hyväksymät maksuporrastukset.
  • Tarkennettu joitakin hinnoittelun periaatteita vastaamaan Timmi-tilavarausjärjestelmän toimintaperiaatteita sekä esitetty pieniä hintamuutoksia osaan tiloista.
  • Luotu esimerkkihinnasto yleisimpien otteluiden/kilpailuiden/tapahtumien osalta.
  • Kulttuurisalin osalta luotu hinnasto kuntalaisille suunnattujen yleisötilaisuuksien osalta, kun järjestäjänä on mäntyharjulainen tai Mäntyharjussa toimiva yhdistys tai yhteisö.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Sari Aarniokoski, sivistysjohtaja, sari.aarniokoski@mantyharju.fi

Sivistyslautakunta hyväksyy päivitetyt tilavarauksen käytänteet ja hinnaston.

Päätös

Hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Nuorisovaltuuston edutaja Helmi Hälikkä ehdotti maksuvapauden laajentamista koskemaan alle 18-vuotiaiden ohjatun toiminnan lisäksi myös alle 18-vuotiaiden yksityishenkilöiden tekemiä tilavarauksia. Ehdotuksen toteuttamismahdollisuutta ja -tapaa selvitellään.

Liitteet

tilavaraukset_hinnat_paivitetty_LTK[22].pdf.pdf (pdf, 547 kt)
tilavaraukset_saannot_paivitetty_LTK[22].pdf.pdf (pdf, 616 kt)

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä:

  • se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä
  • kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimus on toimitettava Mäntyharjun kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.
Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Mäntyharjun sivistyslautakunta.

Postiosoite: PL 76, 52700 Mäntyharju
Käyntiosoite: Asematie 3
Sähköpostiosoite: kirjaamo@mantyharju.fi
Faksinumero: 015 770 1212
Puhelinnumero: 044 77007 346
Kirjaamon aukioloaika: maanantaista perjantaihin klo 9-12 ja 13-15

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite ja puhelinnumero.
Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Mäntyharjun kunnan kirjaamosta.