Kunnanhallitus, kokous 19.2.2024

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 26 Taloushallintaohjelman hankinta

MjuDno-2024-119

Valmistelija

  • Tuomo Penttinen, hallinto- ja talousjohtaja, tuomo.penttinen@mantyharju.fi

Kuvaus

Mäntyharjun kunta ostaa taloushallinnon palvelut (myynti- ja ostolaskujen käsittely, kirjanpito, taloussuunnittelu ja -raportointi) Sarastia Oy:ltä. Vuoden 2023 kirjanpidossa on kirjautuneita kustannuksia ko. palvelusta
155 468 euroa. Lisäksi tulevat käytettävän ohjelman käyttöönottoon liittyvät kustannukset. Käytetyn ohjelman, Kuntax, käyttö loppuu vuoden 2024 lopussa. Sarastia on tarjonnut kunnalle kahta korvaavaa ohjelmaa, S365 ja Raindance. Ohjelmiin tutustumisen perusteella taloushallinnossa on todettu, että S365 vastaa paremmin Mäntyharjun kokoisen kunnan tarpeita ja on lisäksi hinnaltaan edullisempi.
Liitteenä olevan tarjousasiakirjan (luottamuksellinen) mukaan ohjelman uusiminen toteutettaisiin projektina vuosina 2024 ja pieneltä osin vuonna 2025. Tarjouksen mukaisesti arvio kustannuksista on 230 567 euroa. Kyseessä on arvio, koska osa työstä (mm. tiedon siirto) toteutetaan tuntityönä eikä tarkkaa tarvittavaa tuntimäärää voida tietää ennakolta.
Sarastia tarjoaa ohjelman käyttöönottoa maksettavaksi joko projektin etenemisen mukaisesti vuosina 2024 ja 2025 tai vaihtoehtoisesti vuokramallia. Vuokramallissa Sarastia laskuttaa asiakasta rahoitussopimuksen mukaisesti kahden tai kolmen vuoden kuluessa. Laskutus aloitettaisiin projektin päätyttyä, kuitenkin viimeistään vuoden kuluttua projektin aloittamisesta.Kuukausivuokran suuruuteen vaikuttaa rahoitettava summa, vuokrakauden pituus ja korkotaso. Em seikoista riippuen kuukausierä olisi noin 7000-7300 euroa. Korkoprosentti 2,5.

Kun ohjelman vaihto ja ajankohta tuli tietoon kartoitettiin kunnan taholta vaihtoehtoisia toimijoita. Keskustelu eteni Monetra Keski-Suomi Oy:n kanssa niin pitkälle, että kunta sai Indikatiivisen hinta-arvion vastaavista palveluista. Koska kyse on luottamuksellisesta asiakirjasta, aineisto on merkitty salassa pidettäväksi. 

Käyttöönotto kustannukset ovat kunnan kannalta merkittävä kuluerä. On kuitenkin huomioitava, että palvelun ulkoistaminen ei liity ohjelmistokustannuksiin vaan tilanne olisi sama, mikäli kunta tuottaisi itse taloushallinnon palvelut. Ohjelmisto tulisi hankita tässä tapauksessa kunnalle.

Vuoden 2023 tilinpäätös sisältää 100 000 euron määrärahavarauksen taloushallinnon ohjelman käyttöönottoon. 

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Juho Järvenpää, kunnanjohtaja, juho.jarvenpaa@mantyharju.fi

Kunnanhallitus hyväksyy Sarastia Oy:n tarjouksen S365 ohjelman käyttöönotosta. Käyttöönotto rahoitetaan vuokramallin mukaisena kolmen vuoden maksuajalla.

Päätös

Hyväksyttiin.


Muutoksenhaku

Hankintaoikaisuohje ja valitusosoitus markkinaoikeuteen
Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkai­suun voidaan jul­ki­sista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaa­timalla hankintayksiköltä oikai­sua (jäljempänä hankintaoikaisu), tai asia voidaan saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Hankintaa koskevasta asiasta voi tehdä hankintayksilölle oikaisuvaatimuksen tai markkinaoikeudelle toimitettavan valituksen se, jota asia koskee (jäljempänä asianosainen). Asianosainen on se, jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa.
 

I   Hankintaoikaisuohje

Hankintaoikaisuvaatimuksen kohde
Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymä­tön voi vaatia hankin­talain 132-135 §:n mukaista hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayk­siköltä kirjallisesti tarjouskil­pailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuk­sen tehnyt ehdo­kas tai muu taho, jota asia koskee.

Hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle säädetty aika
Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saa­nut tiedon han­kintayksikön päätöksestä valitusosoituksineen tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkai­susta.
Vaatimus on esitettävä määräajan viimeisenä päivänä ennen virka-ajan päättymistä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, voi oikaisuvaatimuksen tehdä ennen viraston aukioloajan päättymistä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Tiedoksianto
Jos hankintapäätös on annettu tiedksi sähköisesti, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tä­män vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.

TAI

Jos hankintapäätös on annettu todisteellisesti tiedoksi, asianosaisen katsotaan saa­neen päätöksestä tie­don saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksiantotodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö
Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käy­tävä ilmi oi­kai­sua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.
Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, mikäli ne eivät jo ole han­kin­tayksikön hal­lussa.

Toimitusosoite
Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle:

Hankintayksikön yhteystiedot:
Mäntyharjun kunta
Postiosoite: PL 76, 52701 Mäntyharju
Käyntiosoite: Asematie 3, 52700 Mäntyharju
sähköpostiosoite: kirjaamo@mantyharju.fi
Faksi: (015)  770 1212
Puhelinnumero: 044 7707 346
Kunnan kirjaamon aukioloaika: maanantaista perjantaihin klo 9-12 ja 13-15

Hankintaoikaisuvaatimuksen vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka ku­luessa asian­osainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeu­teen.

 

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Muutoksenhaun kohde ja rajoitukset
Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa hankintayksikön päätös tai hankintayksikön muu hankintamenettelyssä tekemä ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan.

Markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

  1. yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua,
  2. sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla, tai
  3. sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Jos kyseessä on puitejärjestelyyn perustuva hankinta
Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos:asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.                                                       

Jos kyseessä dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskeva ratkaisu
Dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 146 §:n mukaisesti. Lupa on myönnettävä, jos asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Tiedoksianto 
Jos hankintapäätös on annettu tiedoksi sähköisesti, asianosaisen katsotaan saaneen tiedon hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Asianosainen on saanut tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei asianosainen esitä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut asianosaiselle myöhemmin.
Jos hankintapäätös on annettu tiedoksi postitse kirjeellä, asianosaisen katsotaan saanneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei asianosainen näytä saaneen tiedon myöhemmin.

TAI

 Jos hankintapäätös on annettu todisteellisesti tiedoksi, asianosaisen katsotaan saa­neen päätöksestä tie­don saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksiantotodistukseen merkittynä aikana                               

Muutoksenhakuaika 
Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saa­nut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen. Tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan valitusaikaan.
Valituksen tulee olla perillä määräajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä.

Muutoksenhakuaika suorahankinnassa 
Jos hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 131 §:ssä tarkoitetun suorahankintaa koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Valitus on tehtävä 14 pivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

TAI

Jos hankintayksikkö on julkaissut suorahankinnasta jälki-ilmoituksen, mutta ei suorahankintaa koskevaa ilmoitusta. Suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä 30 pivän kuluessa siitä, kun suorahankinnasta on julkaistu jälki-ilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

TAI

Jos hankintayksikkö ei ole julkaissut suorahankinnasta ilmoitusta tai jälki-ilmoitusta.
Suorahankintaa koskeva valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun hankintasopimus on tehty.

Sopimusmuutosta koskeva ilmoitus 
Jos hankintayksikkö on toimittanut julkaistavaksi hankintalain 58 §:n 1 momentin 9 kohdassa tarkoitetun sopimusmuutosta koskevan ilmoituksen Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa ilmoituksen julkaisemisesta.

Poikkeukset säännönmukaisesta valitusajasta 
Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen jälkeen hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa.
Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos soimus koskee puitejärjestelyn perusteella tehtävää hankintaa tai sopimus koskee dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä tehtävää hankintaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Valituksen sisältö 
Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja nii­den perus­teet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan ja dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettä­vä, minkä vuoksi käsittelylu­pa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hä­nen laillinen edusta­jansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, vali­tuksessa on ilmoitettava myös tämän ni­mi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnume­ro, joihin asiaa koskevat il­moitukset valittajal­le voidaan toimittaa. Valittajan, lail­lisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava vali­tuskirjelmä.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, se­kä todistus sii­tä, mi­nä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkami­sen ajankohdasta. Valituk­seen on lii­tettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakir­ja, kuten hallintolainkäyttölain 21 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen
Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lä­hetin välityk­sellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnas­sa annetussa laissa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, it­senäisyyspäivä, vapunpäivä, jou­lu- tai ju­hannusaatto tai arkilauantai, voi asia­kirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.

Valitusperusteeseen perustuva muutoksenhakukielto
Hankintalain 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kun­ta­lain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle
Hankintalain 148 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankin­tayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitet­tava hankin­tayksikölle viimeistään sil­loin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markki­naoikeuteen. Il­moitus on toimitettava hankintayksi­kön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot

Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
puh.  029 56 43300
faksi 029 56 43314
sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet.

Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinlaissa (1455/2015) säädetään.