Kunnanhallitus, kokous 26.9.2022

Kuvaus

Sansia Oy on kuntien ja kuntayhtymien omistama omistajilleen hankintapalveluja ja toimitusketjun ohjauspalveluja inhouse -toimintaperiaatteella tuottava yhtiö. Yhtiön toimialana on tuottaa kuntien, kuntayhtymien ja muiden vastaavien hankintayksiköiden hankintapalveluja hankintalain mukaisena yhteishankintayksikkönä (hankintalain säätelemää toimintaa).

Sansia Oy kilpailuttaa asiakkaan puolesta tarvittavat palvelut eikä sen palvelujen käytöstä kilpailutuksissa liity kunnalle erillisiä kustannuksia. Yhtiön tulorahoitus rakentuu hankintakilpailujen voittajien hankita-aikana maksamiin korvauksiin.

Sansia Oy kilpailutti Mäntyharjun kunnalle koulukuljetukset edellisen kerran vuonna 2016.

Hallintosäännön 23§ mukaan toimialajohtaja päättää hankinnoista talousarvion ja kunnanhallituksen hyväksymän hankintaohjeen mukaisesti. Koulukuljetusten vuosittainen budjetti on noin 880 000 euroa eli EU-kynnysarvon ylittävä, joten se on hankintalainsäädännön mukaan kilpailutettava EU:n laajuisesti direktiivien mukaisella menettelyllä. Kilpailutuksesta on tehty toimeksianto Sansia Oy:lle. Uudet kuljetussopimukset on tarkoitus ottaa käyttöön 1.8.2021 alkaen. Asiointiliikenteen kilpailutus on liitetty samaan kilpailutukseen koulukuljetusten kanssa.

Kilpailutusta varten koulukuljetuksista on tehty syksyn 2020 aikana reittisuunnittelua ja tarkasteltu kilpailutusvaihtoehtoja Movit Oy:n kanssa. Tarkastelun tuloksia esitellään lautakunnalle kokouksessa. Esittelijänä Movit Oy:n Juho Kukkonen.

Lautakunta tekee päätöksen kilpailutuksen periaatteista tammikuun kokouksessa.

Kuvaus

IntoIT on saanut valmiiksi selvityksensä Mäntyharjun koulukuljetuksista (oheismateriaali) tukemaan koulukuljetusten kilpailuttamisen periaatteista päättämistä. Selvityksessä on tarkasteltu erilaisia kuljetuskokonaisuuksia ja niiden toteuttamista (mm. kaluston määrä).

Koulukuljetukset esitetään kilpailutettavaksi seuraavin periaattein:

• Kuljetuskokonaisuus kilpailutetaan 13 auton (kohteen) kokonaisuutena. Kohteet ovat erillisiä/tarjotaan erillisinä, mutta yksi yhdistelmäkohde mahdollinen (autokoko 19-23 paikkaa).
• Kohteet määritellään suunnittain, eli käytännössä auton aloitus- ja lopetuspaikan mukaan. Kohteita ei sidota yksiselitteisesti reitteihin.
• Kohteille luvataan takuukilometrit, jotka maksetaan riippumatta siitä, ajetaanko kyseisiä kilometrejä kokonaisuudessaan.
• Kilpailutusta varten annetaan liikennöitsijöille ensi syksyn suunnitellut reitit, mutta kuntaa ei sidota näihin sopimuksella, vaan ne ovat ohjeellisia arvioita.
• Kilpailutus koskee lukuvuosia 2021-2022, 2022-2023, 2023-2024 ja lisäksi mahdollisuus kahteen optiovuoteen (2024-2025, 2025-2026).

Kuvaus

Sivistyslautakunta päätti koulukuljetuksen kilpailutuksen periaatteista kokouksessaan 25.1.2021 § 11. Mäntyharjun koulukuljetukset kilpailutetaan siten, että uudet kuljetussopimukset tulevat voimaan 1.8.2021. Päätöksen mukaan koulukuljetukset kilpailutetaan seuraavin periaattein:

• Kuljetuskokonaisuus kilpailutetaan 13 auton (kohteen) kokonaisuutena. Kohteet ovat erillisiä/tarjotaan erillisinä, mutta yksi yhdistelmäkohde mahdollinen (autokoko 1923 paikkaa).
• Kohteet määritellään suunnittain, eli käytännössä auton aloitus ja lopetuspaikan mukaan. Kohteita ei sidota yksiselitteisesti reitteihin.
• Kohteille luvataan takuukilometrit, jotka maksetaan riippumatta siitä, ajetaanko kyseisiä kilometrejä kokonaisuudessaan.
• Kilpailutusta varten annetaan liikennöitsijöille ensi syksyn suunnitellut reitit, mutta kuntaa ei sidota näihin sopimuksella, vaan ne ovat ohjeellisia arvioita.
• Kilpailutus koskee lukuvuosia 2021-2022, 2022-2023, 2023-2024 ja lisäksi mahdollisuus kahteen optiovuoteen (2024-2025, 2025-2026).

Kokouksessa käydään läpi kilpailutuksen materiaali.

Lautakunta on päättänyt oppilaskuljetuksissa noudatettavista periaatteista kokouksessaan 18.2.2020 § 11.

Lautakunta keskustelee periaatteiden tulkinnoista kuntalaispalautteissa esiin tulleiden huomioiden pohjalta.

Kuvaus

Sansia Oy on irtisanonut Mäntyharjun kunnan koulukuljetuksia koskevan sopimuksen Majet Oy:n kanssa 16.9.2022. Irtisanominen tuli voimaan välittömästi. Nykyiset koulukuljetussopimukset pysyvät muilta osin voimassa (sopimushallinta Sansia Oy:llä) ja kunta ryhtyy valmistelemaan irtisanottujen reittien kilpailutusta. Tavoitteena on aloittaa uuden sopimuksen mukaiset ajot 1.2.2023.

Irtisanomisesta johtuen kunta tekee suorahankintaa seuraavasti: ensimmäinen suorahankinta ajalle 19.9.-.20.10.2022 ja toinen ajalle 21.10.2022-31.1.2023. Suorahankinnat tehdään 11 linjasta (C, D, E, F, G2, H, J, K, L, M, ja N). Suorahankintoja voidaan tehdä vain sille ajalle, jonka uuden kilpailutuksen tekeminen vaatii.

Koska kunnalla on yhä voimassa kolme koulukuljetuksiin liittyvää sopimusta lukuvuosille 2022-2023, 2023-2024 ja 2024-2025 sekä kahdelle optiovuodelle, uuden sopimuksen voimassaoloajaksi esitetään vastaavia ajanjaksoja. Tarkoituksena on, että kaikki koulukuljetukset kilpailutetaan samanaikaisesti tämän sopimuskauden jälkeen.

Kunnan hankintaohjeen mukaisesti valtuusto tekee päätöksen hankinnasta, jonka kokonaisarvo ylittää 500.000 euroa. Sivistyslautakunta tekee esityksen koulukuljetusten kilpailutuksen periaatteista kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle päätettäväksi.

Vuoden 2021 kilpailutuksen tarjouspyyntö- ja sopimusluonnokset ovat oheismateriaalina.

Uusi kilpailutus olisi hyvä laatia siten, ettei siitä aiheutuisi kesken lukuvuoden aikataulu tai reittimuutoksia. Suorahankinnat eivät aiheuta muutoksia nykyisiin koulukuljetusreitteihin tai aikatauluihin.