Kuvaus
Rakennusvalvonnan aineistosta on osa määrätty pysyvästi säilytettäväksi ja osalle riittää määräaikainen säilytys (esim. erityissuunnitelmat 120 vuotta), Mäntyharjulla ei ole tällaiseen säilytykseen vaatimusten mukaisia tiloja ja osa materiaalista alkaa olla huonokuntoista (merkinnät katoamassa).
Rakennusvalvonta on vuodesta 2017 ajanut eteenpäin (lautakuntakäsittelyt 14.3.2017 ja 17.10.2017, eivät edenneet toteutukseen) aineiston digitointia kahdesta syystä:
a) huonokuntoisen materiaalin tietojen säilymisen varmistus (vaatimuksen mukaisten tilojen puuttuminen) ja sen käsittelystä aiheutuvat haasteet
b) asiakaspalvelun parantaminen niin, että aineisto on saatavissa paikasta ja ajasta riippumatta
Työ on kunnan hallinnosta vuoden 2022 viimeisellä puolikkaalla luvattu päästävän aloittamaan vuoden 2023 alusta ja rakennusvalvonnan talousarvioon on saatu tarvittavat resurssit (henkilö- ja kuluresurssit), työajaksi on arvioitu 6 vuotta.
Hallinnon vuonna 2022 tekevän suunnitelman pohjalta työtä ei päästy aloittamaan vuoden 2023 alusta, koska valitut ohjelma- ja laiteratkaisut eivät täyttäneet mm. syyskuussa 2022 rakennusvalvontaan luvattuja aineistojen hakumahdollisuuksia ja paperimateriaalin hävittämisen mahdollistavaa tietosisältöä. Tämän vuoksi on suunnittelu jouduttu tekemään rakennusvalvonnassa uudestaan ja digitoinnin aloitus on kuukausia myöhässä sekä digitoinnin ja rakennusvalvonnan henkilöresursseja on jouduttu käyttämään runsaasti digitoinnin selvittämiseen ja suunnitteluun. Tämä on selkeästi heikentänyt rakennusvalvonnan työn/ palvelun laatua sille kuuluvissa tehtävissä, myös kuluresursseja on jouduttu käyttämään rakennusvalvonnan toimintojen sijaan digitointihankkeelle.
Maaliskuulla 2023 rakennusvalvonnassa on saatu digitoinnin perusasiat selvitettyä ja digitointisuunnitelma valmiiksi, joten päästään aloittamaan digitointityö ja sen käytännön työohjeiden laadinta/ viimeistely.
Liitteenä oleva Digitointisuunnitelma tuodaan rakennuslautakunnan käsittelyyn, jotta se voi johtaa ja kehittää alaistaan toimialaa ja vastata palvelujen tuloksellisesta järjestämisestä 2020 -luvun vaatimusten tasolla.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Pasi Hinkkuri, rakennustarkastaja, pasi.hinkkuri@mantyharju.fi
Rakennuslautakunta hyväksyy digitointisuunnitelman täytäntöön pantavaksi, kehittääkseen toimialaansa ja vastatakseen palveluiden tuloksellisesta järjestämisestä talousarvionsa mukaisesti.
Rakennuslautakunta antaa digitointisuunnitelman tiedoksi kunnanhallitukselle.