Kuvaus
Mäntyharjun kunnanhallitus on 25.8.2025 (§ 59) antanut tilintarkastusyhteisölle toimeksiannon toteuttaa kohdennettu lisätarkastus koskien teknisen toimen investointihankintoja sekä sivistystoimen hankintoja. Tarkastus on toteutettu tammi–maaliskuussa 2026 aineistotarkastuksena.
Tarkastus kohdistui kolmeen kokonaisuuteen:
- Kolmihaaran katu- ja vesihuoltourakka
- Poitin vesihuoltourakka
- Sivistystoimen hankinnat (ml. koulukuljetussovellus sekä yksittäiset hankinnat)
Tarkastuksen keskeiset havainnot
1. Kolmihaaran katu- ja vesihuoltourakka
- Tekninen lautakunta oli delegoinut tekniselle johtajalle toimivallan urakan muutoksiin.
Urakka-alueen muutoksista ja hinnan muutoksesta ei ole tehty viranhaltijapäätöstä eikä asia ole tullut teknisen lautakunnan käsittelyyn tai otto-oikeuden piiriin.
- Sopimusmuutoksia koskeva dokumentaatio on puutteellista
- Urakkamuutoksen yhteydessä kunnalle siirtyneiden materiaalien varastoinnista, luetteloinnista ja hyödyntämisestä ei saatu pyydettyjä selvityksiä
2. Poitin vesihuoltourakka
- Suorahankinta on jäänyt alle kansallisen kynnysarvon ja ollut teknisen johtajan toimivallan piirissä.
- Suorahankintaa on perusteltu hankintaohjeen mukaisilla perusteilla (mm. kiireellisyys ja kokonaistaloudellinen etu), mutta tarjousaineisto on ollut suppea.
- Urakan kustannuksia ei ole kirjattu erillisenä hankkeena, vaan ne sisältyvät laajempaan investointikokonaisuuteen.
3. Sivistystoimen hankinnat
Erityisoppilaskuljetukset
- Hankinnat ovat olleet alle kynnysarvojen ja toimivallan piirissä.
Greenstep- ja Smartblock-hankinnat
- Hankintapäätökset on kumottu ennen täytäntöönpanoa.
Koulukuljetusten hallinnointisovellus (Aisoft Oy)
- Hankinnan kokonaiskustannukset ovat ylittäneet alkuperäisen 60.000 € arvion ja samalla hankintalain kynnysarvon.
- Tarkastuslautakunnan tekemää suorahankintaa ei ole perusteltu hankintapäätöksessä.
- Puutteita hankintaprosessin dokumentoinnissa,
Kunnanjohtajan lausunto asiassa:
Tarkastus osoittaa, että kunnassa on tarkastuksen kohteiden osalta noudatettu toimivaltaa, mutta kunnan päätöksenteossa ja hankinnoissa on havaittavissa puutteita:
- päätöksenteon dokumentoinnissa
- sopimus- ja hankintaprosessien läpinäkyvyydessä
- hankkeiden kustannusten seurannassa
Tarkastuksessa ei ole tullut esille seikkoja, jossa kunnalle olisi aiheutunut taloudellista vahinkoa. Kuitenkin kunnan riskienhallinnan, sisäisen valvonnan ja hankintojen lainmukaisuuden varmistamiseksi on tulee erityisesti kiinnittää huomiota seuraavaan:
- Päätöksenteon vahvistaminen
- varmistetaan, että kaikki hankinta- ja sopimusmuutokset dokumentoidaan viranhaltijapäätöksinä
- huolehditaan päätösten saattamisesta toimielimille tiedoksi ja julkaistavaksi verkossa
- Hankintaprosessin kehittäminen
- täsmennetään suorahankintojen perustelukäytäntöjä
- varmistetaan tarjousaineiston riittävyys ja dokumentointi
- Kustannusseurannan parantaminen
- otetaan käyttöön erilliset projektikoodit merkittäville investointihankkeille
- Sopimus- ja omaisuudenhallinnan vahvistaminen
- varmistetaan, että sopimusehdot, muutokset ja omaisuuden siirtymiset dokumentoidaan ja todennetaan
- kehitetään varastokirjanpitoa ja inventointikäytäntöjä
- Lautakuntatason ohjauksen vahvistaminen
- tehostetaan hankkeiden seurantaa toimielimissä
- varmistetaan, että merkittävistä hankkeista raportoidaan säännöllisesti