Kuvaus
Mäntyharjun hallintosääntö 143 §
"Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.
Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Sähköisessä päätöksentekomenettelyssä tehtyjä päätöksiä koskeva pöytäkirja tai sen osa voidaan tarkastaa erikseen ennen kokouksesta.
Toimielimen pöytäkirjaan merkitään ainakin muina tietoina mm. puheenjohtajan allekirjoitus, pöytäkirjanpitäjän varmennus ja merkintä pöytäkirjantarkastuksesta.
Toimielimen pöytäkirjan sisältöä koskevia määräyksiä noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemissä päätöksissä.
Kunnanhallitus antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita pöytäkirjan laatimisesta."
Pöytäkirjantarkastajat valitaan aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen jälkeen mikäli mahdollista.
Mäntyharjun kunta on siirtynyt asiakirjojen sähköiseen arkistointiin, on tarpeen tarkastella myös toimielimen kokousmenettelyä siltä osin kun se vaikuttaa pöytäkirjojen arkistointiin.
Nykyinen pöytäkirjojen tarkastuskäytäntö edellyttää pöytäkirjan tulostamista allekirjoituksia varten.
Mäntyharjun kunnan sähköisessä asiankäsittelyjärjestelmässä on mahdollista lähettää pöytäkirjat sähköisesti hyväksyttäväksi.
Sähköisestä allekirjoituksesta / pöytäkirjantarkastuksesta (=hyväksymismenettely) saatavat hyödyt helpottavat luottamushenkilöiden toimintaa - allekirjoitus ja tarkastaminen ei ole enää sidottu tiettyyn paikkaan, vaan sen voi tehdä missä tahansa.
Pöytäkirjan liitteet, jotka säilytetään paperisina seuraavaan kyseisiin vaaleihin saakka, säilytetään arkistoituna mappeihin. Hävitys, kun seuraavat vaalit on toimitettu.
Kunnassa on otettu sähköinen pöytäkirjojen hyväksymismenettely käyttöön kaikissa kunnan toimielimissä: hallituksessa, lautakunnissa ja valtuustossa viimeistään valtuustokauden 1.8.2021 alussa.
Päätösehdotus
- sähköinen pöytäkirjan hyväksymismenettely otetaan käyttöön keskusvaalilautakunnan kokouksissa 19.1.2022 alkaen;
- pöytäkirjantarkastajat, kaksi henkilöä, valitaan aakkosjärjestyksen mukaan